Eine Anwendung, die genau weiß, wie viele Besuche Sie noch durchführen müssen

Die Frage, die eine Tabellenkalkulation nicht beantwortet

Ein Wartungsvertrag ist keine Umsatzzeile, sondern eine *Verpflichtung zu Besuchen*. Sie haben im Jahr fünfzehn Rasenmähungen, zwei Hecken- und einen Unkrautbekämpfungstermin verkauft. Im Juli zählt nur eine einzige Frage: Wie viele davon habe ich bereits durchgeführt, an welchem Standort, und wie viele müssen noch bis Saisonende nachgeholt werden? Ein Kalender sagt Ihnen „was diese Woche geplant ist“. Eine Rechnungstabelle sagt Ihnen „was ich bisher abgerechnet habe“. Keine der beiden Antworten hilft Ihnen dabei.

Der Abstand wächst leise – weil jede Verzögerung im Moment stets gerechtfertigt erscheint: eine regnerische Woche, ein defekter Rasenmäher, ein Kunde, der neu terminiert. Jede einzelne Verschiebung ist vernünftig; doch ihre Summe über zwanzig Standorte hinweg lässt sich nicht mehr im Kopf halten. Auffällig wird es erst im Oktober, wenn bei einem Kunden noch drei Besuche ausstehen – obwohl er diese bereits bezahlt hat.

Die beiden Geschäftsfelder lassen sich nicht auf dieselbe Weise organisieren

Ein NEUGESTALTUNGSPROJEKT hat einen Start, ein Ende, ein Angebot und eine Schlusszahlung: Es ist ein Projekt. Ein WARTUNGSVERTRAG hingegen hat eine jährliche Laufzeit und eine Liste geplanter Besuche: Er ist ein sich verbrauchendes Abonnement. Beides in derselben Spalte zu führen zwingt Sie, zwischen zwei schlechten Lösungen zu wählen – entweder Sie verlieren den Überblick über das noch Offene bei jedem Vertrag, oder Sie erfassen jede Rasenmähung als Mini-Projekt, und die Tabelle wird unleserlich.

Wenn Sie beide Bereiche als eigenständige Entitäten beschreiben, behält jede ihr spezifisches Profil. Der Besuch wird zur echten Arbeitseinheit: Er trägt sein Datum, seinen Standort, die geleistete Leistung, die Dauer, das Team – und seinen Status: geplant, durchgeführt oder verschoben. Diese Feingranularität ermöglicht es, jederzeit zu sehen, was noch offen ist – und am Jahresende herauszufinden, wie viele Stunden ein Standort tatsächlich gekostet hat *im Vergleich zum Umsatz, den dieser Standort generiert hat*.

• Kunden: Privathaushalte, Hausverwaltungen, Kommunen, Unternehmen
• Standorte: Ein Kunde kann mehrere haben – jeweils mit eigenem Zugang und eigenen Einschränkungen
• Wartungsverträge: Laufzeit, vereinbarte Leistungen, Anzahl der Besuche, Abrechnung
• Besuche: Datum, Standort, Leistung, Dauer, Team, Status (geplant, durchgeführt, verschoben)
• Neugestaltungsprojekte: Angebot, Zeitraum, Fortschritt
• Geräte: Wartung, Einsatzstunden, Zuordnung

Die Saison, die Geräte und das Grüngut

Das Geschäft ist zeitlich komprimiert: Der Großteil der Arbeit fällt zwischen März und Oktober – und eine verlorene Woche lässt sich im Januar nicht nachholen. Ein Indikator für verspätete Besuche hat daher im April und im September nicht denselben Stellenwert – erst spät in der Saison wird er zur Warnung. Die monatliche Erfassung durchgeführter Besuche macht diese Entwicklung sichtbar und ermöglicht einen objektiven Vergleich von Jahr zu Jahr – statt sich auf den Eindruck zu verlassen, „dieses Jahr war besonders voll“.

Zwei Kostenstellen entziehen sich fast immer der Erfassung, weil sie niemandem in Rechnung gestellt werden: die Gerätepflege (Wartung des Rasentraktors, Schärfen der Messer, Riemenwechsel) und die Entsorgung des Grünguts. Dabei handelt es sich um reale, wiederkehrende Kosten. Wenn Sie sie wie gewöhnliche Daten erfassen – eine Wartung hat ein Datum und einen Betrag, ein Grüngut-Abfuhrtermin ein Volumen – tauchen sie automatisch im Jahresabschluss auf.

Wie die Anwendung entsteht

Sie beschreiben Ihr Geschäft in Ihrer eigenen Sprache – mit Begriffen wie „Besuch“, „Rasenmähen“, „Heckenschneiden“, „Vertrag“ oder „Standort“. Vor jeglicher Programmierung erhalten Sie einen konkreten Plan: Welche Entitäten werden verwendet, welche Felder enthalten sie, welche Ansichten und Kennzahlen sind vorgesehen. Sie korrigieren ihn so lange, bis er exakt Ihrer Arbeitsweise entspricht – nichts wird gebaut, bevor Sie grünes Licht geben.

Die fertige Anwendung ist ein Standard-Next.js- und Prisma-Projekt. Sie können sie als ZIP-Archiv herunterladen oder direkt auf GitHub hochladen: Der Code gehört Ihnen – und jeder Entwickler kann ihn weiterentwickeln. Je nachdem, ob Sie eine Idee testen oder eine fertige Lösung benötigen, stehen drei Generierungsstufen zur Auswahl (Sketch, Craft, Masterpiece).

Was die Anwendung NICHT ist

Diese Seite beschreibt ein internes Tracking-Tool. Einige Anforderungen eines Unternehmens für Grünflächenpflege liegen außerhalb dessen, was das Produkt leistet – und es ist besser, dies vor dem Start als danach zu wissen:

Keine dieser Einschränkungen ist im Code festgelegt – das Projekt ist exportierbar und lässt sich von jedem Entwickler erweitern – aber keiner dieser Punkte ist standardmäßig enthalten.

• Keine Tourenoptimierung: Die Anwendung zeigt geplante Besuche an, berechnet jedoch weder Routen noch Besuchsreihenfolgen.
• Keine Verbindung zu einem Wetterdienst: Regen verschiebt Rasenmähungen – die manuelle Nachbuchung bleibt Ihre Aufgabe.
• Kein Offline-Modus – die entscheidendste Einschränkung für diesen Beruf: Die Anwendung läuft im Browser Ihres Smartphones, doch ohne Netzwerkverbindung lässt sich kein Besuch vor Ort erfassen.
• Keine GPS-Zeiterfassung und keine Standortverfolgung der Teams.
• Keine Rechnungssoftware: Angebote und Rechnungen bleiben in Ihrem bestehenden System oder bei Ihrem Steuerberater.
• Berechtigungen sind global (Administrator, Benutzer, Nur-Lesen) – keine feingranularen Rechte pro Team oder Region.

Ihre Zahlen am Saisonende abrufen

Ihre eingegebenen Daten bleiben vollständig in Ihrem Besitz und können jederzeit über den Bereich „Einstellungen“ im JSON- oder CSV-Format exportiert werden – jeweils als einzelner Datensatz. Das ist das Format, das bei Vertragsverlängerungen wirklich hilft: Eine CSV-Datei öffnet sich in jeder Tabellenkalkulation, lässt sich nach Standort sortieren und mit Ihrer Rechnungsstellung abgleichen – um zu sehen, bei welchen Verträgen die geleisteten Stunden den Umsatz übersteigen.

Listen lassen sich filtern und sortieren, und ein Papierkorb ermöglicht das Wiederherstellen versehentlich gelöschter Einträge – praktisch, wenn mehrere Mitarbeiter am Ende des Tages die Besuche erfassen.