Un’applicazione che sa quanti passaggi ti spettano ancora

La domanda a cui il foglio di calcolo non risponde

Un contratto di manutenzione non è una voce di fatturato, ma un DEBITO di passaggi. Hai venduto quindici tagli dell’erba, due potature di siepi e un diserbo annuale. A luglio, l’unica domanda che conta è: quanti ne ho già eseguiti, su quale sito, e quanti me ne restano da programmare prima della fine della stagione? Un calendario risponde «cosa ho in agenda questa settimana». Un foglio di calcolo per la fatturazione risponde «cosa ho fatturato». Nessuno dei due risponde a questa domanda.

Il ritardo si accumula silenziosamente, perché ogni singolo caso sembra giustificato sul momento: una settimana di pioggia, un tosaerba fuori uso, un cliente che sposta l’appuntamento. Ogni rinvio è ragionevole; è la loro somma su venti siti a diventare impossibile da tenere a mente. Ce ne si accorge solo a ottobre, quando restano tre interventi da fare presso un cliente che li ha già pagati.

Le due metà del mestiere non si gestiscono allo stesso modo

Un cantiere di REALIZZAZIONE ha un inizio, una fine, un preventivo e un saldo finale: è un progetto. Un contratto di MANUTENZIONE ha una scadenza annuale e un elenco di interventi pianificati: è un abbonamento che si consuma progressivamente. Tenerli nella stessa colonna costringe a scegliere tra due soluzioni sbagliate: o perdi di vista ciò che resta da fare sui contratti, oppure registri ogni taglio dell’erba come un mini-cantiere e il file diventa illeggibile.

Descrivendoli come due entità distinte, ciascuna conserva le proprie caratteristiche specifiche. Il passaggio diventa l’unità reale di lavoro: porta con sé la data, il sito, il servizio erogato, la durata, l’equipaggio, e il suo stato: programmato, eseguito o rinviato. È questa granularità a permettere di sapere esattamente cosa resta da fare e, a fine anno, di calcolare con precisione quante ore un sito ha effettivamente richiesto rispetto a quanto ha prodotto.

• Clienti: privati, amministratori di condominio, enti pubblici, aziende
• Siti: un cliente può averne più di uno, ciascuno con i propri accessi e vincoli
• Contratti di manutenzione: periodo, servizi venduti, numero di interventi, fatturazione
• Interventi: data, sito, servizio erogato, durata, equipaggio, stato (programmato, eseguito, rinviato)
• Cantieri di realizzazione: preventivo, periodo, avanzamento
• Materiale: revisioni, ore di utilizzo, assegnazione

La stagione, il materiale e i rifiuti verdi

Il mestiere è concentrato: la maggior parte del lavoro cade tra marzo e ottobre, e una settimana persa non si recupera a gennaio. Un indicatore di interventi in ritardo, quindi, non ha lo stesso valore ad aprile e a settembre, diventa un allarme solo alla fine della stagione. Registrare gli interventi completati mese per mese rende visibile questa curva e consente confronti affidabili da un anno all’altro, invece di basarsi sulla semplice impressione che «quest’anno è stato particolarmente impegnativo».

Due voci sfuggono quasi sempre al monitoraggio perché non vengono fatturate a nessuno: la manutenzione del materiale (revisione del tosaerba a guida, affilatura, cinghie) e lo smaltimento dei rifiuti verdi. Si tratta tuttavia di costi reali e ricorrenti. Basta descriverli come dati ordinari, una revisione ha una data e un costo, un conferimento in discarica ha un volume, per farli comparire nel bilancio di fine anno.

Come viene prodotta l’applicazione

Scrivi in italiano, con il tuo linguaggio, cosa fa la tua impresa, «intervento», «taglio», «potatura», «contratto», «sito». Prima di qualsiasi sviluppo, ti viene presentato un piano dettagliato: le entità previste, i relativi campi, le schermate, gli indicatori. Lo correggi finché non rispecchia esattamente il tuo modo di lavorare; nulla viene costruito prima della tua approvazione.

L’applicazione prodotta è un progetto standard Next.js e Prisma. Puoi scaricarlo come archivio ZIP o pubblicarlo su GitHub: il codice è tuo, e qualsiasi sviluppatore può prenderlo in carico. Esistono tre livelli di generazione (Sketch, Craft, Masterpiece), a seconda che tu voglia testare un’idea o ottenere un’applicazione completa e pronta all’uso.

Ciò che l’applicazione NON È

Questa pagina descrive uno strumento di monitoraggio interno. Alcune esigenze tipiche di un’impresa di manutenzione aree verdi esulano dalle funzionalità offerte dal prodotto, ed è meglio conoscerle prima di iniziare piuttosto che dopo:

Nessuno di questi limiti è definitivo dal punto di vista tecnico, il progetto è esportabile e uno sviluppatore può estenderlo, ma nessuno è fornito di default.

• Nessuna ottimizzazione del percorso: l’applicazione mostra gli interventi pianificati, ma non calcola né itinerari né ordine di visita.
• Nessuna integrazione con servizi meteorologici: la pioggia posticipa i tagli, ma il rinvio rimane un’operazione manuale.
• Nessuna modalità offline, è il limite operativo più critico per questo mestiere: l’applicazione si apre nel browser di uno smartphone, ma su un sito senza copertura di rete non è possibile registrare il passaggio in loco.
• Nessun rilevamento GPS né geolocalizzazione degli equipaggi.
• Non è un software di fatturazione: preventivi e fatture restano nel tuo strumento attuale o presso il tuo commercialista.
• I permessi sono globali (amministratore, utente, sola lettura), non esistono autorizzazioni per equipaggio o per zona.

Recuperare i dati a fine stagione

I dati inseriti restano di tua proprietà e possono essere esportati dalla schermata Impostazioni, in formato JSON o CSV, entità per entità. Questo è il formato più utile in fase di rinnovo contrattuale: un file CSV si apre in un foglio di calcolo, si ordina per sito e si incrocia con la fatturazione per identificare i contratti che hanno richiesto più ore di quelle generate.

Le liste sono filtrabili e ordinabili, e un cestino permette di ripristinare accidentalmente una riga eliminata, utile quando più persone registrano gli interventi della giornata alla fine del pomeriggio.