La descrizione originale
« Siamo tre consulenti. Svolgiamo incarichi per i clienti: ogni incarico ha un importo di onorari, delle tappe e uno stato — proposta, in corso, in attesa del cliente, concluso, fatturato. Ciascuno registra i propri tempi per incarico. Voglio vedere il carico di ogni consulente, il lavoro in corso dello studio e gli incarichi da fatturare. »
Il piano convalidato prima della generazione
La descrizione diventa prima un piano da rileggere: cinque entità — Cliente, Incarico, Tappa, Tempo registrato, Consulente — e i loro collegamenti: un incarico appartiene a un cliente, le tappe e i tempi si legano a un incarico, ogni tempo è registrato da un consulente.
I cinque stati del pitch (proposta, in corso, in attesa del cliente, concluso, fatturato) sono ripresi così come sono e struttureranno i filtri e i badge. I tre indicatori richiesti — carico per consulente, lavoro in corso, incarichi da fatturare — figurano nel piano. Si convalida, si corregge se necessario, poi la generazione costruisce esattamente ciò che è stato annunciato.
- Entità: Cliente, Incarico, Tappa, Tempo registrato, Consulente
- Relazioni: incarico → cliente; tappa → incarico; tempo registrato → incarico, consulente
- Stati: proposta, in corso, in attesa del cliente, concluso, fatturato
- Indicatori: carico per consulente, lavoro in corso, onorari da fatturare
La navigazione: il portafoglio di incarichi al centro
La barra laterale apre su: Cruscotto, Incarichi, Clienti, Tempi registrati, Consulenti. L'elenco degli incarichi è il portafoglio dello studio: nome dell'incarico, cliente, importo degli onorari allineato a destra, consulente di riferimento, badge di stato.
Il filtro per stato suddivide il portafoglio come ci si pone le domande: «proposta» per la trattativa in corso, «in attesa del cliente» per i solleciti, «concluso» per ciò che deve andare in fatturazione. Ricerca per cliente, ordinamento per importo o per data — l'inventario dello studio sta in una schermata.
La scheda incarico: tappe, tempi e onorari riuniti
La scheda dell'incarico «Riprogettazione degli acquisti — Groupe Vernet» riunisce ciò che viveva in tre fogli di calcolo: le informazioni di testata (cliente cliccabile, 24 000 € di onorari, stato «In corso»), l'elenco delle tappe con la loro scadenza e la tabella dei tempi registrati — chi ha lavorato, in quale giorno, quante ore, su cosa.
Il totale delle ore dell'incarico si legge direttamente sulla scheda, calcolato sulle registrazioni. La domanda «a che punto è Vernet, e quanto ci è già costato in tempo?» si risolve senza aprire un solo file.
La registrazione dei tempi: collegata, non dichiarativa
Il modulo «Nuovo tempo registrato» sta in quattro campi: l'incarico (menu a tendina), il consulente, la data precompilata, la durata in ore — più una nota libera («workshop di inquadramento, preparazione della restituzione»). Nessun foglio ore settimanale da ricostruire a memoria: si registra man mano, trenta secondi all'uscita dalla riunione.
Ogni registrazione alimenta la scheda incarico, il carico del consulente e il cruscotto — un unico database, nessun riporto.
Il cruscotto: carico, lavoro in corso, fatturazione
Il cruscotto riprende gli indicatori del pitch: gli incarichi in corso per consulente (il carico), il lavoro in corso dello studio — la somma degli onorari degli incarichi in corso —, gli onorari da fatturare (incarichi conclusi non ancora fatturati) e il totale delle ore del mese.
Una ripartizione del portafoglio per stato completa le tessere: la salute commerciale dello studio si legge a colpo d'occhio — molte proposte e poco lavoro attivo, o il contrario. Tutto è calcolato sul database: un incarico passato a «Concluso» finisce all'istante nel contatore da fatturare.
I dati dimostrativi: un portafoglio credibile
Cabinet Meridien arriva con diversi mesi di attività simulata: una quindicina di incarichi dai titoli plausibili, distribuiti sui cinque stati, clienti ricorrenti, tre consulenti i cui tempi registrati si estendono da febbraio a giugno, tappe passate e future.
Lo strumento si valuta così in situazione: il filtro «da fatturare» restituisce righe reali, il carico per consulente mostra scarti realistici. I dati dimostrativi si cancellano prima di inserirvi le pratiche reali. L'applicazione vive sul suo URL dedicato — e, cosa essenziale per uno studio: il codice sorgente completo si esporta (ZIP, GitHub) e si ospita dove si vuole, anche sulla propria infrastruttura.