Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi — LE COSE, I COLLEGAMENTI, GLI STATI, I NUMERI — alla gestione di un'associazione. È compilato per un'associazione di laboratori teatrali: l'esempio mostra come descrivere soci, quote e iscrizioni senza perdersi nei casi particolari.
Per adattarlo, partite dalle vostre realtà: le vostre categorie di adesione, il vostro ritmo (stagione da settembre a giugno, anno solare), le vostre attività e i loro vincoli (capienza, animatore, fascia oraria). Descrivete il funzionamento normale che copre la stagione tipo; le eccezioni si aggiungeranno su una struttura sana.
Compilato con le vostre parole, questo testo serve da brief a uno sviluppatore o a un volontario tecnico — oppure da descrizione inviata così com'è a Blueprint Maker, che ne trae un piano di applicazione da convalidare e poi un'applicazione generata: base di dati, schede ed elenchi, cruscotto e dati dimostrativi. Uno strumento che il consiglio successivo ritroverà intatto.
Il modello da copiare
La mia attività: associazione culturale che propone laboratori teatrali, circa 180 soci, una stagione da settembre a giugno. COSE monitorate: - Soci (nome, e-mail, telefono, data di adesione, categoria individuale, famiglia o ridotta) - Quote (stagione, importo, data di pagamento, modalità di pagamento) - Laboratori (nome, giorno e ora, animatore, capienza massima) - Iscrizioni (data, stagione) COLLEGAMENTI: - Una quota è versata da un socio per una stagione. - Un'iscrizione lega un socio a un laboratorio. - Un laboratorio è animato da un animatore. STATI di una quota: attesa, pagata, esonerata, in ritardo. NUMERI da vedere ogni mattina: - Soci in regola con la quota e soci in ritardo - Quote incassate nella stagione - Tasso di riempimento per laboratorio - Nuove adesioni del mese
Adattare questo modello alla vostra associazione
- Club sportivo: sostituite i laboratori con fasce orarie o squadre e, se serve, aggiungete la tessera federale come campo del socio (numero, data di validità) — è un campo, non un'entità.
- Volontari: se la vostra associazione vive di missioni di volontariato (buvette, sorveglianza, eventi), aggiungete un'entità «Missione» (data, fabbisogno di persone) con un collegamento «un socio si iscrive a una missione».
- Anno solare: sostituite «stagione» con «anno» ovunque — la struttura non cambia, cambia solo la parola.
- Tariffe differenziate: le categorie dell'esempio (individuale, famiglia, ridotta) sono esempi; mettete le vostre, con l'importo associato sulla quota.
- Restate sul monitoraggio operativo: la contabilità associativa e le ricevute fiscali hanno i loro strumenti dedicati — questo strumento segue chi è in regola, non il libro mastro.