Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi — LE COSE, I COLLEGAMENTI, GLI STATI, I NUMERI — al monitoraggio di interventi e assistenza. È compilato per una società di manutenzione di caldaie: l'esempio mostra come descrivere il filo completo di una richiesta, dalla chiamata del cliente alla fatturazione, senza mai descrivere una schermata.
Per adattarlo, seguite il vostro circuito: chi chiama, cosa viene pianificato, chi si sposta, cosa si annota al rientro. Il blocco STATI è il cuore di questo mestiere — riprendete le fasi esatte che una richiesta attraversa da voi, nell'ordine reale, con le vostre parole.
Compilato con il vostro vocabolario, questo testo serve da brief a uno sviluppatore — o da descrizione inviata così com'è a Blueprint Maker, che ne trae un piano di applicazione da convalidare e poi un'applicazione generata: base di dati, schermate, cruscotto e dati dimostrativi.
Il modello da copiare
La mia attività: società di manutenzione e riparazione di caldaie, 3 tecnici su strada, una persona in ufficio. COSE monitorate: - Richieste di intervento (data di ricezione, motivo, priorità, canale telefono o e-mail) - Clienti (nome, indirizzo, telefono, tipo privato o amministratore) - Apparecchiature (marca, modello, data di installazione, data dell'ultima manutenzione) - Interventi (data pianificata, tecnico, lavori eseguiti, pezzi sostituiti, durata) - Tecnici (nome, specialità) COLLEGAMENTI: - Una richiesta proviene da un cliente. - Un'apparecchiatura appartiene a un cliente. - Un intervento risponde a una richiesta e riguarda un'apparecchiatura. - Un intervento è svolto da un tecnico. STATI di una richiesta: ricevuta, pianificata, eseguita, da fatturare, fatturata, annullata. NUMERI da vedere ogni mattina: - Richieste in attesa di pianificazione - Interventi pianificati questa settimana - Interventi eseguiti da fatturare - Interventi per tecnico nel mese
Adattare questo modello alla vostra organizzazione
- Senza apparecchiature monitorate: se riparate senza storico del materiale (serrature, vetrai…), eliminate l'entità Apparecchiature e il suo collegamento — la richiesta si lega direttamente al cliente.
- Contratti di manutenzione: se i vostri clienti hanno contratti annuali con visite pianificate, aggiungete un'entità «Contratto» (data di inizio, scadenza, numero di visite) collegata al cliente, e un numero «visite di contratto ancora da pianificare».
- Priorità: l'esempio usa un campo priorità sulla richiesta. Se l'urgenza struttura le vostre giornate, precisate i vostri livelli (urgente entro 24 h, standard, programmabile) — diventeranno filtri.
- Rapportino: i campi «lavori eseguiti» e «pezzi sostituiti» spesso bastano. Se i vostri rapportini sono più ricchi (foto, firma), annotatelo: la struttura prevede il campo, il contenuto resta libero.
- Lo stato «da fatturare» segna ciò che resta da fatturare — la fattura conforme si fa nel vostro strumento di fatturazione, non in questa applicazione.