Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi: LE COSE, LE RELAZIONI, GLI STATI, I NUMERI, all’installazione di pannelli fotovoltaici. È stato compilato per un’impresa di tre persone: un esempio concreto vale più di una traccia vuota, perché mostra il livello di dettaglio sufficiente, una pagina, non quaranta.
La peculiarità del mestiere non è l’installazione, che dura due giorni: è la burocrazia che la circonda, che richiede mesi e procede per fasi indipendenti dal vostro controllo. Per questo motivo, qui ogni passaggio amministrativo è una COSA a sé stante, con data di presentazione e data di risposta, e non una semplice casella di spunta sul cantiere. Questa scelta permette poi di identificare immediatamente quali pratiche sono state presentate ma ancora non hanno ricevuto risposta.
Per adattarlo, mantenete la struttura e sostituite i contenuti con la vostra realtà: i tipi di pratica che gestite, gli stati nel preciso ordine in cui un fascicolo li attraversa nella vostra azienda. Gli schermi ne deriveranno naturalmente; non serve descriverli.
Compilato con i vostri termini, questo testo funge da brief per uno sviluppatore, oppure viene inviato così com’è a Blueprint Maker, che ne ricava un piano applicativo da validare e, successivamente, un’applicazione generata: database, schermi per entità, dashboard e dati dimostrativi.
Il modello da copiare
La mia attività: installazione di pannelli fotovoltaici presso privati, 3 persone, una quindicina di pratiche in corso in ogni momento. - Pose (data, durata in giorni, persone presenti, materiale posato) COLLEGAMENTI: - Un cantiere appartiene a un cliente. - Un passaggio amministrativo è associato a un cantiere. - Un’installazione è associata a un cantiere. - Un pagamento è associato a un cantiere. STATI di un cantiere: preventivo inviato, firmato, pratiche in corso, autorizzato, installazione programmata, installato, in attesa di allaccio, allacciato, saldato. STATI di un passaggio amministrativo: da presentare, presentato, integrazione richiesta, approvato, respinto. NUMERI da controllare ogni mattina: - Cantieri bloccati da un passaggio amministrativo - Passaggi presentati senza risposta da oltre 30 giorni - Installazioni programmate questa settimana - Importo incassato nel mese e importo ancora da incassare
Adattare questo modello alla vostra attività
- Le vostre pratiche, i vostri termini: il tipo di pratica è qui un campo libero con lista di valori, non una nomenclatura imposta. Riprendete gli stessi nomi che usate al telefono, saranno quelli che cercherete nell’applicazione.
- Il passaggio è un’entità, non una casella di spunta: questo è l’unico punto da non semplificare. Una casella di spunta sul cantiere non prevede né data di presentazione né data di risposta, quindi l’indicatore «presentato senza risposta da 30 giorni» diventa impossibile da calcolare. Ed è proprio questo indicatore a farvi guadagnare tempo.
- Manutenzione e monitoraggio della produzione: se offrite assistenza post-installazione, aggiungete un’entità «Intervento» (data, motivazione, cantiere interessato). Se monitorate la produzione degli impianti, si tratta di una MISURA, letture che arrivano tramite file, non digitate manualmente, e va descritta come tale nella vostra specifica.
- Senza tracciamento dei pagamenti: alcuni installatori gestiscono gli incassi direttamente dal loro software contabile. Eliminate l’entità Pagamenti: il modello rimane completo e l’applicazione più semplice.
- Ciò che questo modello NON fa: il preventivo è qui rappresentato solo come importo e stato, non come fattura conforme alle normative fiscali; l’applicazione non presenta alcuna pratica, non si connette a nessun portale e non verifica alcuna conformità. Segue lo stato delle vostre pratiche, ma non le istruisce, la fatturazione regolamentata e le presentazioni restano negli strumenti appositi.