Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi: LE COSE, I COLLEGAMENTI, GLI STATI, I NUMERI, allo studio la cui materia prima è la pratica: consulenza, perizia, libere professioni. È compilato per uno studio di perizia con tre collaboratori: l'esempio mostra come descrivere il filo di una pratica, dall'apertura alla chiusura, senza mai descrivere una schermata.
Per adattarlo, seguite la vostra prassi: ciò che innesca l'apertura di una pratica, chi la tratta, ciò che la fa avanzare, ciò che ne autorizza la chiusura. Il blocco STATI è decisivo: le vostre reali fasi di lavorazione, nell'ordine in cui si succedono, con le parole che lo studio già impiega.
Compilato con il vostro vocabolario, questo testo serve da brief per uno sviluppatore, o da descrizione inviata così com'è a Blueprint Maker, che ne trae un piano di applicazione da convalidare e poi un'applicazione generata: base di dati, schermate, cruscotto e dati dimostrativi.
Il modello da copiare
La mia attività: studio di perizia, tre collaboratori, una trentina di pratiche attive in permanenza. COSE monitorate: - Clienti (ragione sociale o nome, contatto, settore) - Pratiche (riferimento, oggetto, data di apertura, scadenza di consegna, collaboratore responsabile, importo di onorario concordato) - Attività (data, natura, riunione, analisi, redazione, trasferta, durata, breve resoconto) - Scadenze (data, natura, consegna, udienza, deposito, sollecito, pratica interessata) - Collaboratori (nome, ruolo) COLLEGAMENTI: - Una pratica appartiene a un cliente. - Un'attività si collega a una pratica. - Una scadenza si collega a una pratica. - Una pratica ha un collaboratore responsabile. STATI di una pratica: aperta, in corso, in attesa di documenti, in attesa del cliente, da fatturare, chiusa. NUMERI da vedere ogni lunedì: - Scadenze dei prossimi 15 giorni - Pratiche in attesa (documenti o cliente) da più di 15 giorni - Tempo impiegato per pratica nel mese - Pratiche da fatturare
Adattare questo modello al vostro studio
- La vostra unità di lavoro: «pratica» si sostituisce con incarico, affare o studio, mantenete la parola che lo studio impiega, strutturerà le schermate.
- Gli stati di attesa: distinguere «in attesa di documenti» da «in attesa del cliente» evita la pratica che dorme senza responsabile designato, spesso il primo beneficio dello strumento.
- Tempo impiegato: l'entità Attività fornisce il resoconto per pratica. Se fatturate a tempo, aggiungete una tariffa oraria per collaboratore; se lavorate a forfait, il resoconto serve al pilotaggio della redditività.
- Conflitti di interesse e riservatezza: se la vostra deontologia lo richiede, aggiungete un campo «controparte» sulla pratica, la ricerca per nome la farà emergere prima dell'apertura di una nuova pratica.
- La fattura conforme si fa nel vostro strumento di fatturazione: lo stato «da fatturare» serve a non lasciar passare nulla, non a emettere la fattura.