Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi: LE COSE, I COLLEGAMENTI, GLI STATI, I NUMERI, a un condominio gestito da un amministratore volontario. È compilato per un edificio di diciotto unità immobiliari: l’esempio mostra come descrivere i versamenti a fondo e i regolamenti senza perdersi nei casi particolari.
L’amministratore volontario occupa una posizione che i software commerciali soddisfano male. Gli strumenti professionali sono pensati per studi che gestiscono decine di edifici, con contabilità regolamentata e fatturazione clienti annessa; il condòmino che tiene in mano l’edificio nel weekend non ha bisogno né dell’una né dell’altra. Ha bisogno di sapere chi ha pagato, cosa è guasto e dove si trova il bilancio.
Per adattarlo, partite dalla vostra realtà: la suddivisione in unità immobiliari, le vostre voci di spesa, la cadenza dei versamenti (trimestrale nell’esempio, talvolta semestrale). Descrivete il normale svolgimento di un esercizio; le eccezioni si inseriranno su una struttura solida.
Compilato con le vostre parole, questo testo funge da brief per uno sviluppatore, oppure da descrizione da inviare direttamente a Blueprint Maker, che ne ricava un piano applicativo da validare e poi un’applicazione generata: database, schede e liste, dashboard e dati dimostrativi. Uno strumento che il prossimo amministratore volontario troverà intatto, con codice esportabile se il condominio vuole conservarlo.
Il modello da copiare
La mia attività: amministratore volontario di un condominio di 18 unità immobiliari, un esercizio per anno civile, versamenti a fondo trimestrali. COSE seguite: - Unità immobiliari (numero, piano, tipologia appartamento, cantina o posto auto, millesimi) - Condòmini (nome, e-mail, telefono, indirizzo di corrispondenza) - Richieste di pagamento (trimestre, esercizio, importo totale, data di invio, data di scadenza del pagamento) - Regolamenti (importo, data, modalità di pagamento) - Segnalazioni (descrizione, luogo nell’edificio, data di segnalazione) - Interventi (impresa, data, importo, voce di spesa) COLLEGAMENTI: - Un’unità immobiliare appartiene a un condòmino. - Un versamento a fondo è emesso a un condòmino per un’unità immobiliare. - Un regolamento salda tutto o parte di un versamento a fondo. - Un intervento risponde a una segnalazione. STATI di una richiesta di pagamento: emessa, pagata, parzialmente pagata, in ritardo. STATI di una segnalazione: segnalata, richiesto preventivo, in corso, risolta. NUMERI da controllare ogni mattina: - Condòmini in regola e condòmini in ritardo - Importo versato e importo incassato nell’esercizio - Segnalazioni aperte, comprese quelle senza preventivo - Spese dell’esercizio per voce di spesa
Adattare questo modello al vostro condominio
- Millesimi: mantenete questa informazione come campo dell’unità immobiliare, non come entità separata. Servono per ripartire un importo tra le unità, quindi sono un dato calcolato, non un elemento da tracciare autonomamente.
- Più unità immobiliari per lo stesso condòmino: il collegamento «un’unità immobiliare appartiene a un condòmino» lo copre già. Una persona che possiede un appartamento e due cantine compare una sola volta, con le tre unità associate.
- Cadenza dei versamenti: sostituite «trimestre» con «semestre» o con la vostra cadenza effettiva. La struttura non cambia, cambia solo la parola.
- Lavori votati in assemblea: se seguite un intervento deliberato in assemblea, aggiungete un’entità «Lavori» (denominazione, importo deliberato, esercizio) con il collegamento «un intervento è riferito a dei lavori». Non trasformatelo in una voce di spesa mascherata.
- Concentratevi sul monitoraggio operativo: la contabilità condominiale è regolamentata e dispone di strumenti dedicati, così come la redazione dei verbali di assemblea. Questo strumento segue chi ha pagato, cosa è guasto e dove va il bilancio, non il libro mastro né i verbali.