In Italia la domanda è già stata risolta anni fa, ed è il punto che genera più confusione quando si leggono articoli tradotti da altri Paesi: la fattura elettronica tra soggetti residenti è obbligatoria dal 1° gennaio 2019, e dal 1° gennaio 2024 riguarda anche tutti i forfettari, senza soglia. Non c’è quindi nessuna scadenza futura da temere né alcuna piattaforma da scegliere: le fatture passano dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, e la conformità riguarda il programma con cui le EMETTETE e la loro conservazione a norma. Conviene perciò tenere separate due cose: il software di fatturazione, che deve rispettare il formato e la conservazione, e il vostro strumento di GESTIONE quotidiana — cantieri, interventi, magazzino, soci, pratiche — che non emette fatture e non è mai rientrato nell’obbligo. Un’applicazione generata con Blueprint Maker appartiene alla seconda categoria, e questa pagina spiega esattamente dove passa il confine.
Cosa è davvero obbligatorio, e da quando
L’obbligo non è in arrivo: è in vigore. Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, B2B e B2C. Il regime forfettario è stato coinvolto in due tempi: dal 1° luglio 2022 per chi nel 2021 aveva superato i 25.000 euro di ricavi o compensi, e dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri, indipendentemente dal volume d’affari.
Una fattura elettronica, in questo senso, non è un PDF inviato via email: è un file XML in formato FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI), il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che effettua i controlli, la recapita al destinatario e rilascia le ricevute. A questo si aggiunge un adempimento che spesso viene dimenticato: la conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute per dieci anni. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito per le fatture transitate dallo SdI.
La conformità riguarda il programma, non un canale da scegliere
È la differenza strutturale con la riforma francese, ed è il motivo per cui molti testi tradotti risultano fuorvianti qui da noi. In Italia non esiste un mercato di piattaforme accreditate tra cui scegliere: lo SdI è un hub pubblico unico. La domanda pertinente non è «per quale canale passano le mie fatture», ma «con quale programma le emetto, produce un XML valido e conserva a norma».
La conseguenza pratica è semplice. Se emettete già fatture elettroniche — e dal 2024 è il caso di tutti — quella parte è risolta, dal vostro gestionale di fatturazione o dal vostro commercialista. Tutto il resto, ossia il modo in cui organizzate, pianificate e monitorate il lavoro, è un discorso diverso e non è mai stato toccato dalla normativa.
Cosa fa un’applicazione generata, e cosa NON fa
Un’applicazione generata gestisce i vostri dati di lavoro: clienti, cantieri, interventi, magazzino, scadenze, indicatori. Può benissimo tenere traccia delle vostre fatture come dato di gestione — importo, data, stato dell’incasso, cliente collegato — e serve proprio a sapere chi vi deve cosa, cosa che il gestionale di fatturazione da solo raramente racconta.
Quello che NON fa, e va detto senza giri di parole: non è un software di fatturazione elettronica. Non produce il file XML in formato FatturaPA, non dialoga con lo SdI, non gestisce le ricevute di consegna o di scarto, non si occupa dell’autofattura né della conservazione sostitutiva a dieci anni. Queste funzioni non esistono nel prodotto, quindi l’emissione delle vostre fatture deve restare dove si trova oggi. È lo stesso confine che vale in qualsiasi altra materia regolamentata: lo strumento vi aiuta a lavorare, non vi conferisce una conformità che non ha.
Decidere senza acquistare di corsa
L’errore costoso è approfittare del tema «fatturazione elettronica» per sostituire in blocco tutto il proprio sistema. In Italia non c’è alcuna scadenza che vi obblighi a cambiare il modo in cui seguite i cantieri o il magazzino: quell’obbligo è stato assolto anni fa, e riguardava soltanto il programma che emette le fatture.
Il prossimo passaggio europeo non cambia questo quadro nell’immediato: la direttiva ViDA prevede la rendicontazione digitale e il formato conforme allo standard EN 16931 per le operazioni intracomunitarie a partire dal 2030, e l’Italia ha ottenuto la proroga della propria deroga fino alla fine del 2027. Verificate comunque date e adempimenti presso fonti istituzionali prima di impegnarvi. Nel frattempo, la scelta di uno strumento di gestione adatto al vostro modo di lavorare si valuta per i suoi meriti, con i vostri tempi, e non sotto la pressione di una scadenza fiscale che non la riguarda.