Diese Vorlage wendet die Vier-Block-Methode – DIE DINGE, DIE VERKNÜPFUNGEN, DIE ZUSTÄNDE, DIE ZAHLEN – auf die Kanzlei an, deren Rohstoff der Fall ist: Beratung, Sachverständigenwesen, freie Berufe. Sie ist für eine Sachverständigenkanzlei mit drei Beteiligten ausgefüllt: Das Beispiel zeigt, wie man den Verlauf eines Falls von der Eröffnung bis zum Abschluss beschreibt, ohne je einen Bildschirm zu beschreiben.
Um sie anzupassen, folgen Sie Ihrer eigenen Praxis: was die Eröffnung eines Falls auslöst, wer bearbeitet, was ihn voranbringt, was den Abschluss erlaubt. Der Block ZUSTÄNDE ist entscheidend: Ihre tatsächlichen Bearbeitungsschritte, in der Reihenfolge, in der sie aufeinanderfolgen, mit den Worten, die die Kanzlei bereits verwendet.
Mit Ihrem Vokabular ausgefüllt, dient dieser Text als Briefing für einen Entwickler – oder als Beschreibung, die unverändert an Blueprint Maker übergeben wird, das daraus einen zu prüfenden Anwendungsplan und dann eine generierte Anwendung ableitet: Datenbank, Bildschirme, Dashboard und Demodaten.
Die Vorlage zum Kopieren
Meine Tätigkeit: Sachverständigenkanzlei, drei Beteiligte, ständig rund dreißig aktive Fälle. Verfolgte DINGE: - Mandanten (Firmenname oder Name, Kontakt, Branche) - Fälle (Aktenzeichen, Gegenstand, Eröffnungsdatum, Abgabefrist, verantwortlicher Beteiligter, vereinbartes Honorar) - Vorgänge (Datum, Art – Besprechung, Analyse, Ausarbeitung, Fahrt –, Dauer, kurzer Bericht) - Fristen (Datum, Art – Abgabe, Termin, Einreichung, Nachfassen –, betroffener Fall) - Beteiligte (Name, Rolle) VERKNÜPFUNGEN: - Ein Fall gehört zu einem Mandanten. - Ein Vorgang ist einem Fall zugeordnet. - Eine Frist ist einem Fall zugeordnet. - Ein Fall hat einen verantwortlichen Beteiligten. ZUSTÄNDE eines Falls: eröffnet, in Bearbeitung, wartet auf Unterlagen, wartet auf Mandant, abzurechnen, abgeschlossen. ZAHLEN, die jeden Montag zu sehen sind: - Fristen der nächsten 15 Tage - Fälle in Wartestellung (Unterlagen oder Mandant) seit mehr als 15 Tagen - Aufgewendete Zeit pro Fall im Monat - Abzurechnende Fälle
Diese Vorlage an Ihre Kanzlei anpassen
- Ihre Arbeitseinheit: „Fall“ ersetzen Sie durch Mandat, Sache oder Gutachten – behalten Sie das Wort, das die Kanzlei verwendet, es strukturiert die Bildschirme.
- Die Wartezustände: „wartet auf Unterlagen“ und „wartet auf Mandant“ zu unterscheiden verhindert den Fall, der ohne benannten Verantwortlichen ruht – oft der erste Nutzen des Werkzeugs.
- Aufgewendete Zeit: Die Entität Vorgänge liefert die Aufstellung pro Fall. Rechnen Sie nach Zeit ab, fügen Sie einen Stundensatz je Beteiligten hinzu; arbeiten Sie zum Pauschalpreis, dient die Aufstellung der Rentabilitätssteuerung.
- Interessenkonflikte und Vertraulichkeit: Verlangt es Ihre Berufsordnung, fügen Sie dem Fall ein Feld „Gegenpartei“ hinzu – die Namenssuche bringt sie vor der Eröffnung eines neuen Falls zum Vorschein.
- Die ordnungsgemäße Rechnung entsteht in Ihrem Abrechnungswerkzeug: Der Zustand „abzurechnen“ dient dazu, nichts durchgehen zu lassen, nicht dazu, die Rechnung zu erstellen.