यह टेम्पलेट चार ब्लॉक विधि को लागू करता है: चीज़ें, लिंक, स्थितियाँ और आँकड़े, एक ऐसी सह-स्वामित्व इमारत पर जिसका प्रबंधन एक स्वैच्छिक संयोजक द्वारा किया जाता है। यह अठारह यूनिट्स वाली इमारत के लिए भरा गया है: उदाहरण दिखाता है कि विशेष परिस्थितियों में उलझे बिना निधि आह्वान और भुगतान का विवरण कैसे तैयार किया जाए।
स्वैच्छिक संयोजक एक ऐसी भूमिका निभाता है जिसके लिए बाज़ार में उपलब्ध सॉफ़्टवेयर कमज़ोर समर्थन प्रदान करते हैं। पेशेवर उपकरणों को दर्जनों इमारतों का प्रबंधन करने वाले कार्यालयों के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिनमें नियमित लेखांकन और ग्राहक बिलिंग जैसी सुविधाएँ शामिल हैं; जबकि सप्ताहांत में इमारत का प्रबंधन करने वाला सह-स्वामी इनमें से किसी की भी आवश्यकता नहीं रखता। उसे बस यह जानने की आवश्यकता होती है कि किसने भुगतान किया, क्या खराब है, और बजट कहाँ तक पहुँच चुका है।
इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करने के लिए, अपनी वास्तविकता से शुरुआत करें: आपकी इमारत का यूनिट्स में विभाजन, आपके खर्च के मद, आपका आह्वान का चक्र (उदाहरण में त्रैमासिक, कभी-कभी अर्ध-वार्षिक)। एक वित्तीय वर्ष के सामान्य प्रवाह का विवरण दें; विशेष परिस्थितियाँ एक स्थिर संरचना पर आसानी से जुड़ जाएँगी।
जब आप इसे अपने शब्दों में भरते हैं, तो यह पाठ एक डेवलपर के लिए ब्रीफ के रूप में काम करता है, या सीधे Blueprint Maker में जमा किए जाने वाले विवरण के रूप में, जो इसे एक स्वीकृत करने योग्य एप्लिकेशन योजना में बदल देता है, फिर एक उत्पन्न एप्लिकेशन में: डेटाबेस, रिकॉर्ड और सूचियाँ, डैशबोर्ड और प्रदर्शन डेटा। एक ऐसा उपकरण जिसे अगला स्वैच्छिक संयोजक बिना किसी परिवर्तन के पाएगा, और यदि सह-स्वामित्व इमारत उसे अपने पास रखना चाहे तो कोड को निर्यात करने की सुविधा भी उपलब्ध होगी।
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मेरी गतिविधि: 18 यूनिट्स की एक सह-स्वामित्व इमारत का स्वैच्छिक संयोजक, प्रत्येक कैलेंडर वर्ष (जनवरी–दिसंबर) के लिए एक वित्तीय वर्ष, त्रैमासिक निधि आह्वान (प्रत्येक त्रैमास में एक आह्वान)। जिन चीज़ों का अनुसरण किया जाता है: - यूनिट्स (क्रमांक, मंजिल, अपार्टमेंट का प्रकार, कोठरी या पार्किंग स्थान, हिस्सा) - सह-स्वामी (नाम, ईमेल, फ़ोन, संपर्क पता) - निधि आह्वान (त्रैमासिक, वित्तीय वर्ष, कुल राशि, जारी की गई तिथि, भुगतान की अंतिम तिथि) - भुगतान (राशि, तिथि, भुगतान का तरीका) - घटनाएँ (विवरण, इमारत के भीतर स्थान, सूचना देने की तिथि) - हस्तक्षेप (ठेकेदार, तिथि, राशि, खर्च का मद) लिंक: - एक यूनिट किसी सह-स्वामी की होती है। - एक निधि आह्वान किसी सह-स्वामी को किसी यूनिट के लिए जारी किया जाता है। - एक भुगतान किसी निधि आह्वान के पूर्ण या आंशिक भुगतान को पूरा करता है। - कोई हस्तक्षेप किसी घटना के जवाब में किया जाता है। निधि आह्वान की स्थितियाँ: जारी किया गया, भुगतान किया गया, आंशिक रूप से भुगतान किया गया, देरी से। घटना की स्थितियाँ: सूचित किया गया, अनुमान के लिए अनुरोध किया गया, चल रहा है, हल किया गया। प्रत्येक सुबह देखने योग्य आँकड़े: - समय पर भुगतान करने वाले और देरी से भुगतान करने वाले सह-स्वामी - वर्ष के लिए आह्वानित राशि और प्राप्त की गई राशि - खुली घटनाएँ, जिनमें से कुछ के लिए अभी तक कोई अनुमान नहीं है - वर्ष के दौरान खर्च की गई राशि, खर्च के प्रत्येक मद के अनुसार
इस टेम्पलेट को अपनी सह-स्वामित्व इमारत के अनुसार अनुकूलित करना
- हिस्सा (टैंटिएम): इसे एक अलग इकाई के बजाय यूनिट के क्षेत्र के रूप में रखें। इसका उपयोग किसी राशि को यूनिट्स के बीच विभाजित करने के लिए किया जाता है, जो एक गणना है, न कि कोई ट्रैक करने योग्य चीज़।
- एक ही सह-स्वामी के लिए कई यूनिट्स: लिंक “एक यूनिट किसी सह-स्वामी की होती है” पहले से ही इसे कवर करता है। कोई व्यक्ति जो एक अपार्टमेंट और दो कोठरियाँ रखता है, एक बार दिखाई देगा, जिसके साथ उसकी तीनों यूनिट्स जुड़ी होंगी।
- आह्वान का चक्र: “त्रैमासिक” को “अर्ध-वार्षिक” या अपने चक्र से बदलें। संरचना नहीं बदलती, केवल शब्द बदलता है।
- मतदान किए गए कार्य: यदि आप किसी सामान्य सभा में मतदान किए गए कार्य का अनुसरण करते हैं, तो एक 'कार्य' इकाई (शीर्षक, मतदान की गई राशि, वित्तीय वर्ष) जोड़ें, जिसके साथ एक लिंक 'कोई हस्तक्षेप उस कार्य से संबद्ध है' हो। इसे छुपे हुए खर्च के मद के रूप में न बनाएँ।
- संचालनात्मक अनुगमन पर ही ध्यान केंद्रित करें: सह-स्वामित्व का लेखांकन नियमित है और उसके लिए विशिष्ट उपकरण हैं, जैसा कि सामान्य सभाओं के आयोजन के लिए भी है। यह उपकरण केवल यह ट्रैक करता है कि किसने भुगतान किया, क्या खराब है और बजट कहाँ जा रहा है, न कि मुख्य लेखा या सभा के प्रोटोकॉल।