अगर उपकरण का प्रबंधन करने वाला व्यक्ति चला जाए तो क्या होता है?

जो कुछ व्यक्ति के साथ जाता है, वह डेटा नहीं है

यह चिंता गलत तरीके से व्यक्त की गई है, और यही इसे निष्क्रिय कर देता है। एक्सेल फ़ाइल नहीं जाती, वह सर्वर या क्लाउड पर होती है, और कोई भी उसे खोल सकता है। जो जाता है, वह है वह सब कुछ जो कहीं भी लिखा नहीं गया था, वह जटिल सूत्र जिसे कोई और नहीं समझ सकता, छह साल पहले लिखी गई मैक्रो, नारंगी हाइलाइट का सटीक अर्थ, या वह कार्यवाही जो हम हर महीने की शुरुआत में आँकड़े निकालने से पहले करते थे।

यह स्प्रेडशीट पर व्यवसाय चलाने का सबसे अच्छी तरह दस्तावेज़ीकृत जोखिम है, और जब तक वह व्यक्ति मौजूद है, यह कभी दिखाई नहीं देता: उपकरण काम करता है, इसलिए कुछ भी नाज़ुक नहीं लगता। यह विदाई के दिन, ठीक उस क्षण प्रकट होता है जब कोई भी प्रश्न नहीं पूछ सकता।

एक एप्लिकेशन नियमों को स्पष्ट करता है, दो बार

पहली बार, वे हिंदी में स्पष्ट किए जाते हैं। कुछ भी निर्मित होने से पहले, Blueprint Maker आपको एक योजना दिखाता है: जो चीज़ें आप ट्रैक करते हैं, उनके बीच संबंध, उनकी स्थितियाँ, और गणना किए जाने वाले संकेतक। आप उसे फिर से पढ़ते हैं, सुधारते हैं और स्वीकृत करते हैं। यह योजना आपके काम करने के तरीके का पठनीय विवरण है, कुछ ऐसा जो कोई उत्तराधिकारी पढ़ सकता है, और जो कोई भी एक्सेल कॉलम प्रदान नहीं कर सकता।

दूसरी बार, वे कोड में स्पष्ट किए जाते हैं। एप्लिकेशन मानक, निर्यात करने योग्य Next.js और Prisma है जो आपका है: बाज़ार का कोई भी डेवलपर इसे खोल सकता है और यह बता सकता है कि यह क्या करता है। यह VBA मैक्रो से या किसी बंद उपकरण से एक मूलभूत अंतर है जिसकी तर्कशास्त्र किसी को भी दिखाई नहीं देती, आपको भी नहीं।

एक सावधानी, क्योंकि वह वास्तविक है: एक एप्लिकेशन केवल वही कैप्चर करता है जो आपने वर्णित किया है। कोई नियम जिसे आपने कभी शब्दों में नहीं कहा, योजना में अपने आप नहीं दिखाई देगा। वर्णन करने की प्रक्रिया ही वह क्षण है जब वह सब कुछ जो किसी एक व्यक्ति के दिमाग में था, लिखित रूप में आता है, यह काम है, और यही काम मूल्यवान है, न कि उससे निकलने वाला उपकरण।

जो कुछ किसी एक व्यक्ति पर निर्भर नहीं रहता: पहुँच और स्थान

प्रबंधन के लिए उपयोग की जाने वाली एक्सेल फ़ाइल अक्सर किसी एक कंप्यूटर पर, ईमेल बॉक्स में या किसी व्यक्तिगत स्टोरेज में समाप्त हो जाती है, और पहुँच उस खाते के साथ समाप्त हो जाती है। एक उत्पन्न एप्लिकेशन अपने स्वयं के पते पर, अपने स्वयं के डेटाबेस के साथ रहता है: वह किसी के भी कंप्यूटर या खाते पर निर्भर नहीं है। कोड को ZIP आर्काइव के रूप में निर्यात किया जा सकता है या GitHub पर पुश किया जा सकता है, इसलिए उपकरण का स्वामित्व कंपनी के पास होता है, न कि उस व्यक्ति के पास जिसने इसे उत्पन्न करवाया।

पहुँच के मामले में, प्रत्येक व्यक्ति का अपना अकाउंट होता है, और कोई विदाई ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया की एक और पंक्ति बन जाती है: प्रशासक सेटिंग्स स्क्रीन से दो चरणों में उस अकाउंट को निष्क्रिय कर देता है। इसका एक व्यावहारिक परिणाम है, जिसे पहले दिन करना चाहिए, न कि आखिरी दिन: दो प्रशासकों को नामित करें। कोई प्रशासक अंतिम सक्रिय प्रशासक अकाउंट को निष्क्रिय नहीं कर सकता, यह एक सुरक्षा उपाय है, लेकिन केवल एक प्रशासक के साथ, उस व्यक्ति की विदाई ही एकमात्र ऐसी घटना है जो अभी भी दुखदायी रहेगी।

जो कुछ कोई भी उपकरण प्रतिस्थापित नहीं कर सकता

एक एप्लिकेशन नियमों को संरक्षित करता है; लेकिन कारणों को नहीं। यह ग्राहक को अलग शर्तें क्यों दी जाती हैं, इस ग्राहक को १५ तारीख से पहले क्यों कभी नहीं याद दिलाया जाता, पिछले साल से यह आपूर्तिकर्ता क्यों दोहरा स्रोतित किया गया है, इनमें से कुछ भी डेटाबेस से अनुमानित नहीं किया जा सकता, और कोई सॉफ़्टवेयर जो इसे अनुमानित करने का दावा करे, केवल कल्पना करेगा।

इसका समाधान एक घंटे की बातचीत है, जो विदाई के बाद नहीं, बल्कि विदाई से पहले की जानी चाहिए: उस व्यक्ति से तीन या चार ऐसे निर्णयों के बारे में पूछें जो उन्हें स्पष्ट लगते हों और जिन्हें कोई और औचित्यपूर्ण नहीं बना सकता, और उन्हें लिख लें। उपकरण बाकी सब कुछ ले जाता है, और यह पहले से ही वह सब कुछ है जो खोया जाता था।