Questo modello applica il metodo dei quattro blocchi: LE COSE, I COLLEGAMENTI, GLI STATI, I NUMERI, alla gestione locativa per conto terzi. È stato compilato per una conciergeria che gestisce dodici immobili: un esempio concreto vale più di uno schema vuoto, perché mostra il livello di dettaglio sufficiente, una pagina, non quaranta.
Ciò che distingue una conciergeria da un semplice locatore non è il numero di immobili: è che i soldi non sono vostri. Incassate per conto di qualcun altro, trattenete una commissione e dovete poterlo dimostrare ogni mese, immobile per immobile. Il PROPRIETARIO è quindi un’entità a sé stante, e il report mensile non è un semplice export: è il deliverable obbligatorio del servizio, un documento verificabile, tracciabile e richiesto ogni mese, logamento per logamento.
Seconda particolarità: non fate tutto voi stessi. La pulizia tra due ospiti è spesso affidata a un fornitore esterno, e ha il suo stato specifico, da pianificare, pianificata, eseguita, da rifare. È proprio questa attività a creare problemi quando due soggiorni si susseguono senza soluzione di continuità, quindi merita di essere monitorata separatamente dal soggiorno.
Per adattarlo, mantenete la struttura e sostituite i contenuti con la vostra realtà: il vostro modello di commissione, i tipi di servizio offerti, gli stati nel preciso ordine in cui un soggiorno li attraversa nella vostra azienda. Gli schermi ne derivano naturalmente: non c’è bisogno di descriverli.
Compilato con le vostre parole, questo testo può fungere da brief per uno sviluppatore oppure essere inviato così com’è a Blueprint Maker, che ne ricava un piano applicativo da validare e poi un’applicazione generata: database, schermi per ogni entità, dashboard e dati di esempio.
Il modello da copiare
La mia attività: servizi di concierge per affitti brevi, 12 immobili gestiti per conto di 7 proprietari, 2 persone, pulizie affidate a terzi. COSE seguite: - Immobili (nome, indirizzo, capacità, proprietario, percentuale di commissione, istruzioni per l’accesso) - Proprietari (nome, telefono, e-mail, coordinate per il bonifico) - Soggiorni (immobile, ospite, data di arrivo, data di partenza, numero di persone, importo incassato, canale di prenotazione) - Pulizie (immobile, data, fornitore, durata, costo) - Fornitori (nome, telefono, specializzazione, tariffa oraria) - Commissioni (soggiorno, importo trattenuto, mese di bonifico) COLLEGAMENTI: - Un immobile appartiene a un proprietario. - Un soggiorno riguarda un immobile. - Una pulizia prepara un immobile tra due soggiorni ed è assegnata a un fornitore. - Una commissione è associata a un soggiorno. STATI di un soggiorno: richiesta, confermato, arrivo registrato, partenza registrata, incassato, bonificato. STATI di una pulizia: da pianificare, pianificata, eseguita, da rifare. NUMERI da controllare ogni mattina: - Partenze e arrivi di oggi - Pulizie da pianificare prima del prossimo arrivo - Importo incassato nel mese e commissioni trattenute - Saldo ancora da bonificare per proprietario
Adattare questo modello alla vostra conciergeria
- Il proprietario è un’entità, non un semplice campo di testo: questo è il punto da non semplificare mai. Scrivere il nome del proprietario in una colonna dell’immobile basta per visualizzarlo, ma non per rispondere alla domanda «quanto devo versare quest’anno a Tizio?». Non appena un proprietario possiede due immobili, solo un’entità consente di raggruppare i dati.
- La vostra commissione, la vostra regola: la percentuale è qui associata all’IMMOBILE, perché è quanto previsto dalla maggior parte dei mandati. Se è identica per tutti, potete assegnarla al proprietario o fissarla come valore costante; se varia in base alla stagione, associatela al soggiorno. Il modello non calcola nulla che voi non abbiate esplicitamente descritto.
- La pulizia merita la sua entità: se la trattate come una semplice casella di spunta sul soggiorno, perdete data, fornitore e costo, ed è proprio ciò che accade quando un ospite arriva in un immobile non ancora pronto. Se svolgete le pulizie in autonomia, eliminate l’entità Fornitori e mantenete Pulizie.
- Biancheria, manutenzione, accoglienza: sono altri servizi che seguono lo stesso schema della pulizia. Aggiungeteli come tipologie all’interno dell’entità Pulizie, piuttosto che come entità separate, a meno che non abbiano un ciclo operativo davvero diverso.
- Ciò che questo modello NON fa, ed è fondamentale per questo settore, è connettersi ad alcuna piattaforma di prenotazione. Non sincronizza il vostro calendario Airbnb o Booking, non importa automaticamente le prenotazioni e non invia messaggi agli ospiti. Il canale di prenotazione è semplicemente un dato che inserite manualmente. Inoltre, non genera documenti contabili opponibili: il report per il proprietario è uno stato di gestione, non una fattura conforme.