Una aplicación que sabe cuántos pasos técnicos le debe aún

La pregunta a la que la hoja de cálculo no responde

Un contrato de mantenimiento no es una línea de facturación, sino una DEUDA de pasos técnicos. Ha vendido quince podas de césped, dos recortes de setos y una desbroza anuales. En julio, la única pregunta relevante es: ¿cuántas ya ha realizado, en qué ubicación y cuántas le quedan por programar antes de que acabe la temporada? Un calendario responde «qué tiene previsto esta semana». Una hoja de cálculo de facturación responde «qué ha facturado». Ninguna de las dos responde a esa pregunta.

El desfase se acumula silenciosamente, porque siempre parece justificado en el momento: una semana de lluvia, una cortacésped averiada, un cliente que reprograma su cita. Cada aplazamiento es razonable; es su acumulación en veinte ubicaciones lo que se vuelve imposible de gestionar mentalmente. Se da cuenta en octubre, cuando aún debe tres visitas a alguien que ya las ha pagado.

Las dos vertientes del oficio no se organizan igual

La obra de CREACIÓN tiene un inicio, un fin, un presupuesto y un saldo pendiente: es un proyecto. El contrato de MANTENIMIENTO tiene una vigencia anual y una lista de visitas previstas: es una suscripción que se va consumiendo. Gestionarlos juntos en la misma columna obliga a elegir entre dos soluciones igualmente insostenibles: o pierde de vista lo que aún debe cumplirse en los contratos, o registra cada poda como un miniproyecto y el archivo se vuelve ilegible.

Al describirlos como dos entidades distintas, cada una conserva lo que le es propio. La visita se convierte en la unidad real de trabajo: lleva su fecha, su ubicación, la prestación realizada, su duración, el equipo asignado y su estado (prevista, realizada o aplazada). Es esta granularidad la que permite saber exactamente qué queda pendiente y, al final del año, comparar cuántas horas ha costado realmente una ubicación frente a lo que ha generado.

• Clientes: particulares, administradores de fincas, administraciones públicas y empresas
• Ubicaciones: un cliente puede tener varias, cada una con sus propios accesos y restricciones
• Contratos de mantenimiento: periodo, prestaciones contratadas, número de visitas y facturación
• Visitas: fecha, ubicación, prestación realizada, duración, equipo y estado (prevista, realizada o aplazada)
• Obras de creación: presupuesto, periodo y avance
• Material: revisiones, horas de uso y asignación

La temporada, el material y los residuos verdes

El oficio está comprimido: la mayor parte del trabajo se concentra entre marzo y octubre, y una semana perdida no se recupera en enero. Por eso, un indicador de visitas retrasadas no tiene el mismo valor en abril que en septiembre: solo se convierte en una alerta al final de la temporada. Seguir las visitas realizadas mes a mes hace visible esta evolución y permite comparar años consecutivos, en lugar de fiarse de la impresión subjetiva de que «este año ha sido muy intenso».

Dos partidas casi siempre quedan fuera del seguimiento porque no se facturan a ninguna contraparte: el mantenimiento del material (revisión de la cortacésped autopropulsada, afilado, correas) y la evacuación de residuos verdes. Sin embargo, son costes reales y recurrentes. Describirlos como datos ordinarios, una revisión tiene fecha y coste, una entrega en el punto limpio tiene un volumen, basta para que aparezcan en el balance anual.

Cómo se genera la aplicación

Usted describe lo que hace su empresa, en español y con su propio vocabulario: «visita», «poda», «recorte», «contrato», «ubicación». Antes de construir nada, se le presenta un plan detallado: las entidades identificadas, sus campos, las pantallas y los indicadores. Lo corrige hasta que refleje fielmente su forma de trabajar; nada se construye sin su validación previa.

La aplicación resultante es un proyecto estándar Next.js y Prisma. Puede descargarlo como archivo ZIP o publicarlo en GitHub: el código le pertenece y cualquier desarrollador puede retomarlo. Existen tres niveles de generación (Sketch, Craft y Masterpiece), según si quiere probar una idea o obtener una aplicación completamente funcional.

Qué NO es esta aplicación

Esta página describe una herramienta interna de seguimiento. Varios aspectos clave de una empresa de jardinería y mantenimiento de espacios verdes quedan fuera del alcance del producto, y es mejor conocerlos antes de empezar que después:

Ninguna de estas limitaciones es definitiva desde el punto de vista técnico, el proyecto es exportable y un desarrollador puede ampliarlo, pero ninguna se incluye de forma predeterminada.

• Sin optimización de rutas: la aplicación muestra las visitas previstas, pero no calcula itinerarios ni orden de visitas.
• Sin conexión con servicios meteorológicos: la lluvia aplaza las podas, pero el aplazamiento sigue siendo una entrada manual.
• Sin modo offline, es la limitación que más peso tiene en este oficio: la aplicación se abre desde el navegador de un teléfono, pero en una ubicación sin cobertura es imposible registrar el paso técnico in situ.
• Sin registro GPS ni geolocalización de los equipos.
• No es un software de facturación: los presupuestos y facturas siguen gestionándose en su herramienta actual o con su asesor fiscal.
• Los permisos son globales (administrador, usuario, solo lectura): no hay controles de acceso por equipo ni por zona geográfica.

Recuperar sus cifras al final de la temporada

Los datos que ingrese seguirán siendo suyos y podrán descargarse desde la pantalla de Ajustes, en formato JSON o CSV, conjunto de datos por conjunto de datos. Este es el formato útil para preparar las renovaciones: un CSV se abre en una hoja de cálculo, se ordena por ubicación y se cruza con la facturación para identificar qué contratos han supuesto más horas de las que han generado.

Las listas se pueden filtrar y ordenar, y una papelera permite restaurar una fila eliminada por error, muy útil cuando varias personas registran las visitas del día al final de la tarde.