Este modelo aplica el método de los cuatro bloques: LAS COSAS, LAS RELACIONES, LOS ESTADOS y LOS NÚMEROS, a una finca gestionada por un síndico voluntario. Está completado para una finca de dieciocho viviendas: el ejemplo muestra cómo describir los recibos de gastos comunes y los pagos sin perderse en casos particulares.
El administrador voluntario ocupa un nicho al que los programas del mercado prestan escasa atención. Las soluciones profesionales están pensadas para despachos que gestionan decenas de fincas, con contabilidad reglamentaria y facturación a clientes incluidas; quien gestiona la finca los fines de semana no necesita ni lo uno ni lo otro. Lo que sí necesita es saber quién ha pagado, qué está averiado y dónde está el presupuesto.
Para adaptarlo, parta de su realidad: su división en viviendas, sus partidas de gastos, su frecuencia de emisión de recibos (trimestral en el ejemplo, pero a veces semestral). Describa el funcionamiento habitual de un ejercicio económico; las excepciones se integrarán sobre una estructura sólida.
Rellenado con sus propios términos, este texto sirve como briefing para un desarrollador o como descripción enviada tal cual a Blueprint Maker, que a partir de ella genera un plan de aplicación para su validación y, después, una aplicación completa: base de datos, fichas y listados, panel de control y datos de demostración. Una herramienta que el siguiente administrador voluntario encontrará intacta, con el código exportable si la comunidad decide conservarla.
El modelo para copiar
Mi actividad: síndico voluntario de una comunidad de propietarios de 18 unidades, un ejercicio por año natural, recibos de gastos comunes trimestrales. COSAS seguidas: - Unidades (número, planta, tipo de unidad, vivienda, local, trastero o plaza de garaje, coeficiente de participación) - Propietarios (nombre, correo electrónico, teléfono, dirección de correspondencia) - Recibos de gastos comunes (trimestre, ejercicio, importe total, fecha de emisión, fecha de vencimiento) - Pagos (importe, fecha, forma de pago) - Incidencias (descripción, ubicación en la finca, fecha de comunicación) - Intervenciones (empresa contratista, fecha, importe, partida de gastos) RELACIONES: - Una vivienda pertenece a un propietario. - Un recibo de gastos comunes se emite a un propietario por una vivienda. - Un pago salda total o parcialmente un recibo de gastos comunes. - Una intervención resuelve una incidencia. ESTADOS de un recibo de gastos comunes: emitido, pagado, parcialmente pagado, vencido. ESTADOS de una incidencia: comunicada, solicitado presupuesto, en curso, resuelta. NÚMEROS que ver cada mañana: - Propietarios al corriente y propietarios en mora - Importe total reclamado e importe ingresado en el ejercicio - Incidencias abiertas, incluidas las que aún no tienen presupuesto - Gastos del ejercicio desglosados por partida de gastos
Adaptar este modelo a su comunidad
- Coeficientes de participación: manténgalos como campo de la unidad, no como entidad independiente. Sirven para repartir un importe entre las unidades, lo que es un cálculo, no una entidad que deba seguirse.
- Varias viviendas bajo un mismo propietario: la relación «una vivienda pertenece a un propietario» ya lo cubre. Una persona que posee un piso y dos trasteros aparece una sola vez, con sus tres viviendas vinculadas.
- Frecuencia de emisión de recibos: sustituya «trimestre» por «semestre» o por la suya. La estructura no cambia, solo la palabra.
- Obras aprobadas: si sigue una actuación acordada en junta, añada una entidad «Obras» (denominación, importe aprobado, ejercicio) con la relación «una intervención corresponde a unas obras». No la convierta en una partida de gastos disfrazada.
- Quédese en el seguimiento operativo: la contabilidad de comunidades está reglamentada y dispone de herramientas específicas, al igual que la gestión de juntas generales. Esta herramienta sigue quién ha pagado, qué está averiado y dónde va el presupuesto, no el libro mayor ni las actas.