Este modelo aplica o método dos quatro blocos — AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS — ao acompanhamento comercial de uma pequena estrutura. Está preenchido para um marceneiro: o exemplo mostra que um CRM útil se descreve sem «oportunidades», «pipeline» nem «scoring» — com as suas palavras: visita, orçamento, seguimento.
Para o adaptar, descreva o seu ciclo tal como o pratica: como o contactam, o que envia, quando faz seguimento, como um negócio se fecha. O bloco ESTADOS de um orçamento é a coluna vertebral — retome as suas etapas reais, incluindo as que doem («ficou sem resposta»).
Preenchido com as suas palavras, este texto serve de brief a um programador — ou de descrição submetida tal como está ao Blueprint Maker, que dela extrai um plano de aplicação a validar e depois um CRM gerado: base de dados, fichas e listas, painel e dados de demonstração.
O modelo a copiar
A minha atividade: marceneiro independente, fabrico e instalação à medida, cerca de trinta pedidos de orçamento por ano. COISAS acompanhadas: - Contactos (nome, telefone, e-mail, morada, origem passa-palavra, site ou feira) - Pedidos (data de receção, descrição do projeto, orçamento mencionado) - Orçamentos (valor, data de envio, data de seguimento prevista, data de resposta) - Visitas (data, notas tiradas no local) LIGAÇÕES: - Um pedido vem de um contacto. - Uma visita liga-se a um pedido. - Um orçamento responde a um pedido. ESTADOS de um orçamento: a preparar, enviado, com seguimento, aceite, recusado, ficou sem resposta. NÚMEROS a ver todas as manhãs: - Orçamentos à espera de resposta - Seguimentos a fazer (data de seguimento passada) - Taxa de aceitação dos orçamentos no ano - Valor assinado no mês
Adaptar este modelo à sua forma de vender
- Sem visita prévia: se orça a partir de uma descrição ou de fotos, retire a entidade Visitas — o modelo fica completo com três entidades.
- Negócios longos: se um projeto aceite decorre depois ao longo de semanas, acrescente uma entidade «Projeto» (data de início, data de fim prevista) ligada ao orçamento aceite, com os seus próprios estados (a iniciar, em curso, entregue).
- Seguimento em várias vezes: se faz seguimento duas ou três vezes, substitua a data de seguimento única por uma entidade «Seguimento» (data, canal, resposta obtida) ligada ao orçamento.
- Origem dos pedidos: o exemplo regista a origem no contacto. Se quer orientar a sua prospeção, acrescente um número «pedidos por origem» no bloco NÚMEROS.
- O orçamento aqui é um valor e datas, não um documento de faturação conforme: orçamentos quantificados e faturas regulamentares ficam na sua ferramenta de faturação.