Este modelo aplica o método dos quatro blocos — AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS — ao acompanhamento de intervenções e assistência técnica. Está preenchido para uma empresa de manutenção de caldeiras: o exemplo mostra como descrever o fio completo de um pedido, da chamada do cliente à faturação, sem nunca descrever um ecrã.
Para o adaptar, siga o seu próprio circuito: quem liga, o que é planeado, quem se desloca, o que se anota ao regressar. O bloco ESTADOS é o coração deste ofício — retome as etapas exatas que um pedido atravessa na sua empresa, na ordem real, com as suas palavras.
Preenchido com o seu vocabulário, este texto serve de brief a um programador — ou de descrição submetida tal como está ao Blueprint Maker, que dela extrai um plano de aplicação a validar e depois uma aplicação gerada: base de dados, ecrãs, painel e dados de demonstração.
O modelo a copiar
A minha atividade: empresa de manutenção e reparação de caldeiras, 3 técnicos na estrada, uma pessoa no escritório. COISAS acompanhadas: - Pedidos de intervenção (data de receção, motivo, prioridade, canal telefone ou e-mail) - Clientes (nome, morada, telefone, tipo particular ou administrador de condomínio) - Equipamentos (marca, modelo, data de instalação, data da última manutenção) - Intervenções (data planeada, técnico, trabalhos realizados, peças substituídas, duração) - Técnicos (nome, especialidade) LIGAÇÕES: - Um pedido vem de um cliente. - Um equipamento pertence a um cliente. - Uma intervenção responde a um pedido e diz respeito a um equipamento. - Uma intervenção é assegurada por um técnico. ESTADOS de um pedido: recebido, planeado, realizado, a faturar, faturado, anulado. NÚMEROS a ver todas as manhãs: - Pedidos a aguardar planeamento - Intervenções planeadas esta semana - Intervenções realizadas a faturar - Intervenções por técnico no mês
Adaptar este modelo à sua organização
- Sem equipamentos acompanhados: se repara sem histórico de material (serralharia, vidraçaria…), retire a entidade Equipamentos e a sua ligação — o pedido liga-se diretamente ao cliente.
- Contratos de manutenção: se os seus clientes têm contratos anuais com visitas planeadas, acrescente uma entidade «Contrato» (data de início, prazo, número de visitas) ligada ao cliente, e um número «visitas de contrato por planear».
- Prioridades: o exemplo usa um campo prioridade no pedido. Se a urgência estrutura os seus dias, especifique os seus níveis (urgente em 24 h, padrão, programável) — tornar-se-ão filtros.
- Relatório: os campos «trabalhos realizados» e «peças substituídas» bastam muitas vezes. Se os seus relatórios são mais ricos (fotos, assinatura), anote-o: a estrutura prevê o campo, o conteúdo fica livre.
- O estado «a faturar» marca o que resta faturar — a fatura conforme faz-se na sua ferramenta de faturação, não nesta aplicação.