Este modelo aplica o método dos quatro blocos: AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS, a uma copropriedade gerida por um síndico voluntário. Está preenchido para um edifício com dezoito frações: o exemplo mostra como descrever as chamadas de fundos e os regulamentos sem se perder em casos particulares.
O síndico voluntário ocupa um lugar que os softwares do mercado servem mal. As ferramentas profissionais são concebidas para escritórios que gerem dezenas de edifícios, com contabilidade regulamentada e faturação a clientes incluídas; já o condómino que gere o edifício ao fim de semana não precisa nem de uma nem de outra. Precisa apenas de saber quem pagou, o que está avariado e onde está o orçamento.
Para adaptá-lo, parta da sua realidade: a sua divisão em frações, os seus artigos de despesa, o ritmo das suas chamadas (trimestral no exemplo, por vezes semestral). Descreva o funcionamento normal de um exercício; as exceções serão integradas numa estrutura sólida.
Preenchido com as suas palavras, este texto serve de briefing a um programador, ou de descrição submetida tal como está ao Blueprint Maker, que dele extrai um plano de aplicação a validar e, depois, uma aplicação gerada: base de dados, fichas e listas, painel de controlo e dados de demonstração. Uma ferramenta que o próximo síndico voluntário encontrará intacta, com código exportável caso a fração queira conservá-la.
O modelo para copiar
A minha atividade: síndico voluntário de uma copropriedade com 18 frações, um exercício por ano civil, chamadas de fundos trimestrais. COISAS seguidas: - Frações (número, andar, tipo de apartamento, cave ou lugar de estacionamento, coeficientes de participação) - Condóminos (nome, e-mail, telefone, morada de correspondência) - Chamadas de fundos (trimestre, exercício, montante total, data de emissão, data de vencimento) - Regulamentos (montante, data, modo de pagamento) - Incidentes (descrição, localização no edifício, data de comunicação) - Intervenções (prestador, data, montante, artigo de despesa) LIGAÇÕES: - Uma fração pertence a um condómino. - Uma chamada de fundos é dirigida a um condómino relativamente a uma fração. - Um regulamento liquida total ou parcialmente uma chamada de fundos. - Uma intervenção responde a um incidente. ESTADOS de uma chamada de fundos: emitida, liquidada, parcialmente liquidada, em atraso. ESTADOS de um incidente: comunicado, orçamento solicitado, em curso, resolvido. NÚMEROS a verificar todas as manhãs: - Condóminos em dia e condóminos em atraso - Montante chamado e montante recebido no exercício - Incidentes em aberto, incluindo os sem orçamento - Despesas do exercício por artigo de despesa
Adaptar este modelo à sua fração
- Coeficientes de participação: mantenha-os como campo da fração, em vez de entidade separada. Servem para repartir um montante pelas frações, trata-se de um cálculo, não de algo a seguir.
- Várias frações para o mesmo condómino: a ligação «uma fração pertence a um condómino» já o cobre. Uma pessoa que detenha um apartamento e duas caves aparece uma única vez, com as três frações associadas.
- Ritmo das chamadas: substitua «trimestre» por «semestre» ou pelo seu ritmo habitual. A estrutura não muda, só a palavra.
- Obras votadas: se acompanhar uma obra aprovada em assembleia, adicione uma entidade «Obras» (título, montante votado, exercício) com a ligação «uma intervenção associa-se a obras». Não a transforme num artigo de despesa disfarçado.
- Mantenha o foco no acompanhamento operacional: a contabilidade de copropriedades é regulamentada e tem ferramentas próprias, tal como a realização das assembleias gerais. Esta ferramenta acompanha quem pagou, o que está avariado e para onde vai o orçamento, não o livro razão nem as atas.