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模板

事务所案件跟踪软件需求说明书:填好的模板

案件、期限、交付物、耗费工时:这一页完整描述了一款面向事务所的跟踪应用。复制它,填入你的办理阶段,它就成为你的需求说明书——或直接成为你的 Blueprint Maker 描述。

本模板把四块法——事物、关联、状态、数字——应用于以案件为原料的事务所:咨询、鉴定、自由职业。它为一家有三名承办人的鉴定事务所填好:示例展示如何描述一宗案件从开立到结案的脉络,而始终不描述任何屏幕。

要改用它,遵循你自己的做法:什么触发案件的开立、由谁办理、什么推动它前进、什么允许结案。状态块最为关键:你真实的办理阶段,按它们先后相继的顺序,用事务所已经在用的措辞。

一旦以你自己的话填好,这段文字可作为交给开发者的简报,或作为原样提交给 Blueprint Maker 的描述,由它推导出一份供你确认的应用方案,再生成一个应用:数据库、各屏幕、仪表盘和演示数据。

可复制的模板

我的活动:鉴定事务所,三名承办人,
长期约有三十宗在办案件。

所跟踪的事物:
- 客户(公司名称或姓名、联系人、行业)
- 案件(编号、事由、开立日期、交付期限、
  负责承办人、约定酬金金额)
- 办理事项(日期、性质——会谈、分析、撰写、外出——、
  时长、简短记录)
- 期限(日期、性质——交付、开庭、递交、催办——、相关案件)
- 承办人(姓名、角色)

关联:
- 一宗案件属于一位客户。
- 一项办理事项挂靠于一宗案件。
- 一个期限挂靠于一宗案件。
- 一宗案件有一位负责承办人。

一宗案件的状态:已开立、办理中、等待材料、
等待客户、待开票、已结案。

每周一要看的数字:
- 未来 15 天的期限
- 等待(材料或客户)超过 15 天的案件
- 本月每宗案件的耗费工时
- 待开票的案件

把这份模板改用于你的事务所

  • 你的工作单位:把「案件」换成委托、事项或研究——保留你事务所在用的词,它会为各屏幕定框架。
  • 等待状态:区分「等待材料」和「等待客户」,可避免无指定负责人而搁置的案件——这往往是工具带来的第一项好处。
  • 耗费工时:办理事项实体给出按案件的记录。若你按工时开票,就为每位承办人加一个小时费率;若你做包干,该记录用于盈利能力管理。
  • 利益冲突与保密:若你的职业规范要求,就在案件上加一个「对方当事人」字段——按名称检索会在开立新案件前把它带出来。
  • 合规发票在你的开票工具中完成:「待开票」状态是为了不让任何事项漏掉,而不是用来开具发票。

对应的使用场景

小型事务所的案卷跟踪,无需大型事务所的 ERP

你的做法描述好了吗?看看它产出的应用