La descripción original
« Somos tres consultores. Realizamos encargos para clientes: cada encargo tiene un importe de honorarios, hitos y un estado — propuesta, en curso, a la espera del cliente, terminado, facturado. Cada uno registra sus tiempos por encargo. Quiero ver la carga de cada consultor, el trabajo en curso del despacho y los encargos por facturar. »
El plan validado antes de la generación
La descripción se convierte primero en un plan para revisar: cinco entidades — Cliente, Encargo, Hito, Tiempo registrado, Consultor — y sus vínculos: un encargo pertenece a un cliente, los hitos y los tiempos se vinculan a un encargo, cada tiempo lo registra un consultor.
Los cinco estados del pitch (propuesta, en curso, a la espera del cliente, terminado, facturado) se retoman tal cual y estructurarán los filtros y las etiquetas. Los tres indicadores solicitados — carga por consultor, trabajo en curso, encargos por facturar — figuran en el plan. Se valida, se corrige si hace falta, y luego la generación construye exactamente lo anunciado.
- Entidades: Cliente, Encargo, Hito, Tiempo registrado, Consultor
- Relaciones: encargo → cliente; hito → encargo; tiempo registrado → encargo, consultor
- Estados: propuesta, en curso, a la espera del cliente, terminado, facturado
- Indicadores: carga por consultor, trabajo en curso, honorarios por facturar
La navegación: la cartera de encargos en el centro
La barra lateral abre en: Panel, Encargos, Clientes, Tiempos registrados, Consultores. La lista de encargos es la cartera del despacho: nombre del encargo, cliente, importe de honorarios alineado a la derecha, consultor responsable, etiqueta de estado.
El filtro por estado divide la cartera tal como uno se plantea las preguntas: «propuesta» para lo comercial en curso, «a la espera del cliente» para los seguimientos, «terminado» para lo que debe pasar a facturación. Búsqueda por cliente, orden por importe o por fecha — el inventario del despacho cabe en una pantalla.
La ficha de encargo: hitos, tiempos y honorarios reunidos
La ficha del encargo «Rediseño de compras — Groupe Vernet» reúne lo que vivía en tres hojas de cálculo: la información de cabecera (cliente cliqueable, 24 000 € de honorarios, estado «En curso»), la lista de hitos con su vencimiento y la tabla de tiempos registrados — quién trabajó, qué día, cuántas horas, en qué.
El total de horas del encargo se lee directamente en la ficha, calculado sobre los registros. La pregunta «¿en qué punto está Vernet y cuánto tiempo nos ha costado ya?» se resuelve sin abrir un solo archivo.
El registro de tiempos: vinculado, no declarativo
El formulario «Nuevo tiempo registrado» cabe en cuatro campos: el encargo (desplegable), el consultor, la fecha precargada, la duración en horas — más una nota libre («taller de encuadre, preparación de la devolución»). Sin hoja de horas semanal que reconstruir de memoria: se registra sobre la marcha, treinta segundos al salir de la reunión.
Cada registro alimenta la ficha de encargo, la carga del consultor y el panel — una sola base de datos, ningún traspaso.
El panel: carga, trabajo en curso, facturación
El panel retoma los indicadores del pitch: los encargos en curso por consultor (la carga), el trabajo en curso del despacho — la suma de los honorarios de los encargos en curso —, los honorarios por facturar (encargos terminados no facturados) y el total de horas del mes.
Un desglose de la cartera por estado completa los mosaicos: la salud comercial del despacho se lee de un vistazo — muchas propuestas y poco trabajo activo, o al revés. Todo se calcula sobre la base de datos: un encargo pasado a «Terminado» cae al instante en el contador por facturar.
Los datos de demostración: una cartera creíble
Cabinet Meridien llega con varios meses de actividad simulada: una quincena de encargos con títulos plausibles, repartidos entre los cinco estados, clientes recurrentes, tres consultores cuyos tiempos registrados se extienden de febrero a junio, hitos pasados y por venir.
Así se evalúa la herramienta en situación: el filtro «por facturar» devuelve filas reales, la carga por consultor muestra diferencias realistas. Los datos de demostración se borran antes de meter los expedientes reales. La aplicación vive en su URL dedicada — y, lo esencial para un despacho: el código fuente completo se exporta (ZIP, GitHub) y se aloja donde uno quiera, incluso en su propia infraestructura.