Este modelo aplica el método de los cuatro bloques: LAS COSAS, LAS ASOCIACIONES, LOS ESTADOS y LOS NÚMEROS, a la gestión de alquileres para terceros. Está completado para una empresa que gestiona doce viviendas: un ejemplo concreto vale más que un esqueleto vacío, porque muestra el nivel de detalle suficiente, una página, no cuarenta.
Lo que distingue a una conciergerie de un arrendador no es el número de viviendas, sino que el dinero no es suyo. Usted cobra en nombre de otra persona, retiene una comisión y debe poder justificarlo cada mes, vivienda por vivienda. El PROPIETARIO es, por tanto, una entidad independiente, y el informe mensual no es una exportación: es el entregable del servicio.
Segunda particularidad: usted no lo hace todo personalmente. La limpieza entre dos huéspedes suele subcontratarse y tiene su propio estado, pendiente de programar, programada, realizada o pendiente de repetir. Es precisamente lo que falla cuando dos estancias son consecutivas, así que merece un seguimiento independiente del de la estancia.
Para adaptarlo, conserve la estructura y sustituya el contenido por su realidad: su modelo de comisión, sus tipos de servicio y sus estados en el orden exacto en que una estancia los recorre en su empresa. Las pantallas derivarán naturalmente de esta estructura; no hace falta describirlas.
Una vez completado con sus propios términos, este texto sirve como briefing para un desarrollador o como descripción que puede enviarse tal cual a Blueprint Maker, que lo transformará en un plan de aplicación para validar y, después, en una aplicación generada: base de datos, pantallas por entidad, panel de control y datos de demostración.
El modelo para copiar
Mi actividad: gestión de alquileres de corta duración, 12 viviendas administradas para 7 propietarios, 2 personas, limpiezas subcontratadas. COSAS seguidas: - Viviendas (nombre, dirección, capacidad, propietario, tipo de comisión, instrucciones de acceso) - Propietarios (nombre, teléfono, correo electrónico, datos bancarios para el reintegro) - Reservas (vivienda, huésped, fecha de entrada, fecha de salida, número de personas, importe cobrado, canal de reserva) - Limpiezas (vivienda, fecha, proveedor, duración, coste) - Proveedores (nombre, teléfono, especialidad, tarifa por hora) - Comisiones (reserva, importe retenido, mes de pago) ASOCIACIONES: - Una vivienda está asociada a un propietario. - Una reserva está asociada a una vivienda. - Una limpieza prepara una vivienda entre dos reservas y está asignada a un proveedor. - Una comisión está asociada a una reserva. ESTADOS de una estancia: solicitud, confirmada, entrada realizada, salida realizada, cobrada, pagada. ESTADOS de una limpieza: pendiente de programar, programada, realizada, pendiente de repetir. NÚMEROS que ver cada mañana: - Salidas y entradas del día - Limpiezas que programar antes de la próxima entrada - Importe cobrado este mes y comisiones retenidas - Pendiente de pagar por propietario
Adaptar este modelo a su empresa gestora
- El propietario es una entidad, no un campo de texto: este es el punto que no debe simplificarse. Escribir el nombre del propietario en una columna de la vivienda basta para mostrarlo, pero nunca para responder a «¿cuánto le debo este mes a fulano?». En cuanto un propietario tenga dos viviendas, solo la entidad permite agrupar correctamente.
- Su comisión, su regla: el tipo de comisión se asocia aquí a la VIVIENDA, porque así lo prevén la mayoría de los contratos de gestión. Si es idéntico en todas partes, colóquelo en el propietario o use un valor fijo; si depende de la temporada, asócielo a la estancia. El modelo no calcula nada que usted no haya descrito explícitamente.
- La limpieza merece su propia entidad: si se sigue como una simple casilla en la ficha de la estancia, pierde su fecha, su proveedor y su coste, y eso es justo lo que ocurre cuando un huésped llega a una vivienda sin preparar. Si usted realiza las limpiezas personalmente, elimine la entidad Proveedores y conserve Limpiezas.
- Ropa de cama, mantenimiento, bienvenida: son otros servicios que siguen el mismo patrón que la limpieza. Añádalos como tipos dentro de la entidad Limpiezas, no como entidades separadas, salvo que tengan un ciclo realmente distinto.
- Lo que este modelo NO hace, y es crucial en este sector, es conectar la aplicación con NINGUNA plataforma de reservas. No sincroniza su calendario de Airbnb ni de Booking, no importa reservas automáticamente ni envía mensajes a los huéspedes. El canal de reserva es simplemente un dato que usted introduce manualmente. Tampoco genera documentos contables válidos: el informe al propietario es un estado de gestión, no una factura conforme.