Esta plantilla aplica el método de los cuatro bloques: LAS COSAS, LOS VÍNCULOS, LOS ESTADOS, LOS NÚMEROS, al despacho cuya materia prima es el expediente: consultoría, peritaje, profesiones liberales. Está rellenada para un despacho de peritaje con tres intervinientes: el ejemplo muestra cómo describir el hilo de un expediente, desde la apertura hasta el cierre, sin describir nunca una pantalla.
Para adaptarla, siga su propia práctica: lo que desencadena la apertura de un expediente, quién lo tramita, lo que lo hace avanzar, lo que autoriza el cierre. El bloque ESTADOS es decisivo: sus fases reales de tramitación, en el orden en que se suceden, con las palabras que el despacho ya emplea.
Rellenado con su vocabulario, este texto sirve de brief para un desarrollador, o de descripción enviada tal cual a Blueprint Maker, que extrae de ella un plan de aplicación que validar y luego una aplicación generada: base de datos, pantallas, panel y datos de demostración.
La plantilla a copiar
Mi actividad: despacho de peritaje, tres intervinientes, una treintena de expedientes activos de forma permanente. COSAS seguidas: - Clientes (razón social o nombre, contacto, sector) - Expedientes (referencia, objeto, fecha de apertura, plazo de entrega, interviniente responsable, importe de honorarios acordado) - Actuaciones (fecha, naturaleza, reunión, análisis, redacción, desplazamiento, duración, informe breve) - Plazos (fecha, naturaleza, entrega, vista, presentación, recordatorio, expediente afectado) - Intervinientes (nombre, función) VÍNCULOS: - Un expediente pertenece a un cliente. - Una actuación se vincula a un expediente. - Un plazo se vincula a un expediente. - Un expediente tiene un interviniente responsable. ESTADOS de un expediente: abierto, en curso, a la espera de documentos, a la espera del cliente, por facturar, cerrado. NÚMEROS a ver cada lunes: - Plazos de los próximos 15 días - Expedientes en espera (documentos o cliente) desde hace más de 15 días - Tiempo dedicado por expediente en el mes - Expedientes por facturar
Adaptar esta plantilla a su despacho
- Su unidad de trabajo: «expediente» se sustituye por encargo, asunto o estudio, conserve la palabra que su despacho emplea, estructurará las pantallas.
- Los estados de espera: distinguir «a la espera de documentos» de «a la espera del cliente» evita el expediente que duerme sin responsable designado, a menudo el primer beneficio de la herramienta.
- Tiempo dedicado: la entidad Actuaciones da el registro por expediente. Si factura por tiempo, añada una tarifa horaria por interviniente; si trabaja a tanto alzado, el registro sirve para el pilotaje de la rentabilidad.
- Conflictos de intereses y confidencialidad: si su deontología lo exige, añada un campo «parte contraria» en el expediente, la búsqueda por nombre lo hará aparecer antes de abrir un nuevo expediente.
- La factura conforme se hace en su herramienta de facturación: el estado «por facturar» existe para que nada se escape, no para emitir la factura.