Uma aplicação que sabe quantas visitas ainda lhe faltam realizar

A pergunta à qual a folha de cálculo não responde

Um contrato de manutenção não é uma linha de receita, é uma OBRIGAÇÃO PENDENTE de visitas. Você vendeu quinze cortes de relva, duas podas de sebes e uma desinfestação para o ano inteiro. Em julho, a única pergunta que importa é: quantas já realizei, em que local, e quantas me restam para agendar até ao final da temporada? Uma agenda responde «o que tenho marcado esta semana». Uma folha de cálculo de faturação responde «o que já faturei». Nenhuma das duas responde a essa pergunta.

O desfasamento instala-se silenciosamente, porque cada caso parece justificado no momento: uma semana de chuva, uma roçadora avariada, um cliente que adia a visita. Cada adiamento é razoável; é a sua acumulação em vinte locais que se torna impossível de acompanhar mentalmente. Só damos por isso em outubro, quando ainda faltam três visitas a um cliente que já as pagou.

As duas metades da atividade não se organizam da mesma forma

Uma obra de CRIAÇÃO tem um início, um fim, um orçamento e um saldo final: é um projeto. Um contrato de MANUTENÇÃO tem um prazo anual e uma lista de visitas previstas: é um serviço recorrente que se vai consumindo. Registá-los na mesma coluna obriga-o a escolher entre duas respostas inadequadas: ou deixa de contabilizar o saldo pendente dos contratos, ou regista cada corte de relva como um mini-projeto e o ficheiro torna-se ilegível.

Ao descrevê-los como duas entidades distintas, cada uma mantém o que lhe é próprio. A visita torna-se a unidade real de trabalho: traz consigo a data, o local, o serviço prestado, a duração, a equipa, e o seu estado (prevista, realizada ou adiada). É essa granularidade que permite saber o que ainda está em dívida e, no final do ano, calcular quantas horas um local realmente custou face ao que rendeu.

• Clientes: particulares, síndicos, autarquias, empresas
• Locais: um cliente pode ter vários, cada um com o seu acesso e as suas restrições
• Contratos de manutenção: período, serviços vendidos, número de visitas, faturação
• Visitas: data, local, serviço prestado, duração, equipa, estado (prevista, realizada, adiada)
• Obras de criação: orçamento, período, progresso
• Equipamento: revisões, horas de utilização, afetação

A temporada, o equipamento e os resíduos verdes

O trabalho é intensivo e sazonal: todo o trabalho essencial está concentrado entre março e outubro, e uma semana perdida não se recupera em janeiro. Um indicador de visitas em atraso, portanto, não tem o mesmo peso em abril e em setembro, só se torna um alerta no final da temporada. Acompanhar as visitas realizadas mês a mês torna essa evolução visível e permite comparar um ano com outro, em vez de confiar na impressão de que «este ano foi muito intenso».

Dois custos escapam quase sempre ao acompanhamento, porque não são faturados a ninguém: a manutenção do equipamento (revisão da roçadora autoportada, afiação, correias) e a remoção de resíduos verdes. São, contudo, custos reais e recorrentes. Descrevê-los como dados normais, uma revisão tem uma data e um custo, uma ida ao ecoponto tem um volume, basta para que apareçam no balanço final do ano.

Como é produzida a aplicação

Você descreve, em francês e com a sua própria linguagem, o que a sua empresa faz, «visita», «corte», «poda», «contrato», «local». Antes de qualquer construção, é-lhe apresentado um plano: as entidades identificadas, os seus campos, os ecrãs e os indicadores. Pode corrigi-lo tantas vezes quantas forem necessárias até corresponder exatamente à sua organização; nada é construído antes da sua validação.

A aplicação resultante é um projeto padrão Next.js e Prisma. Pode descarregá-la como arquivo ZIP ou enviá-la para o GitHub: o código é seu e qualquer programador sabe trabalhar com ele. Existem três níveis de geração (Sketch, Craft, Masterpiece), conforme pretenda testar uma ideia ou obter uma aplicação acabada.

O que a aplicação NÃO É

Esta página descreve uma ferramenta de acompanhamento interno. Várias necessidades de uma empresa de espaços verdes estão fora do âmbito desta solução, é melhor saber disso antes de começar do que depois:

Nenhum destes limites é definitivo do ponto de vista técnico, o projeto é exportável e pode ser estendido por um programador, mas nenhum é fornecido pré-configurado.

• Sem otimização de rotas: a aplicação mostra as visitas previstas, mas não calcula itinerários nem define a ordem das visitas.
• Sem ligação a serviços meteorológicos: a chuva adia os cortes de relva, e o adiamento continua a ser registado manualmente.
• Sem modo offline, é o limite mais relevante nesta atividade: a aplicação abre no navegador de um telemóvel, mas num local sem cobertura não é possível registar a visita no local.
• Sem registo GPS nem georreferenciação das equipas.
• Não é um software de faturação: orçamentos e faturas continuam no seu sistema atual ou com o seu contabilista.
• As permissões são globais (administrador, utilizador, apenas leitura), não há controlo de acesso por equipa nem por zona geográfica.

Recuperar os seus números no final da temporada

Os dados que introduz permanecem seus e podem ser exportados a partir do ecrã Definições, em formato JSON ou CSV, conjunto de dados de cada vez. Este é o formato útil na altura dos renovações: um ficheiro CSV abre-se numa folha de cálculo, ordena-se por local e confronta-se com a faturação para identificar quais os contratos que consumiram mais horas do que renderam.

As listas podem ser filtradas e ordenadas, e uma lixeira permite restaurar uma linha eliminada por engano, útil quando várias pessoas registam as visitas do dia no final da tarde.