A descrição original
« Somos três consultores. Realizamos trabalhos para clientes: cada trabalho tem um valor de honorários, marcos e um estado — proposta, em curso, a aguardar cliente, concluído, faturado. Cada um regista os seus tempos por trabalho. Quero ver a carga de cada consultor, o trabalho em curso do escritório e os trabalhos a faturar. »
O plano validado antes da geração
A descrição torna-se primeiro num plano a rever: cinco entidades — Cliente, Trabalho, Marco, Tempo registado, Consultor — e as suas ligações: um trabalho pertence a um cliente, os marcos e os tempos ligam-se a um trabalho, cada tempo é registado por um consultor.
Os cinco estados do pitch (proposta, em curso, a aguardar cliente, concluído, faturado) são retomados tal como estão e vão estruturar os filtros e os selos. Os três indicadores pedidos — carga por consultor, trabalho em curso, trabalhos a faturar — constam do plano. Valida-se, corrige-se se necessário, e depois a geração constrói exatamente o que foi anunciado.
- Entidades: Cliente, Trabalho, Marco, Tempo registado, Consultor
- Relações: trabalho → cliente; marco → trabalho; tempo registado → trabalho, consultor
- Estados: proposta, em curso, a aguardar cliente, concluído, faturado
- Indicadores: carga por consultor, trabalho em curso, honorários a faturar
A navegação: a carteira de trabalhos no centro
A barra lateral abre em: Painel, Trabalhos, Clientes, Tempos registados, Consultores. A lista de trabalhos é a carteira do escritório: nome do trabalho, cliente, valor de honorários alinhado à direita, consultor responsável, selo de estado.
O filtro por estado divide a carteira da forma como se colocam as perguntas: «proposta» para o comercial em curso, «a aguardar cliente» para os seguimentos, «concluído» para o que deve seguir para faturação. Pesquisa por cliente, ordenação por valor ou por data — o inventário do escritório cabe num ecrã.
A ficha de trabalho: marcos, tempos e honorários reunidos
A ficha do trabalho «Reformulação das compras — Groupe Vernet» reúne o que vivia em três folhas de cálculo: as informações de cabeçalho (cliente clicável, 24 000 € de honorários, estado «Em curso»), a lista de marcos com o seu prazo e a tabela de tempos registados — quem trabalhou, em que dia, quantas horas, em quê.
O total de horas do trabalho lê-se diretamente na ficha, calculado a partir dos registos. A pergunta «em que ponto está a Vernet e quanto tempo já nos custou?» resolve-se sem abrir um único ficheiro.
O registo de tempos: ligado, não declarativo
O formulário «Novo tempo registado» cabe em quatro campos: o trabalho (lista pendente), o consultor, a data pré-preenchida, a duração em horas — além de uma nota livre («workshop de enquadramento, preparação da apresentação»). Sem folha de horas semanal a reconstituir de memória: regista-se ao longo do dia, trinta segundos à saída da reunião.
Cada registo alimenta a ficha de trabalho, a carga do consultor e o painel — uma única base de dados, sem transporte.
O painel: carga, trabalho em curso, faturação
O painel retoma os indicadores do pitch: os trabalhos em curso por consultor (a carga), o trabalho em curso do escritório — a soma dos honorários dos trabalhos em curso —, os honorários a faturar (trabalhos concluídos ainda não faturados) e o total de horas do mês.
Uma repartição da carteira por estado completa os mosaicos: a saúde comercial do escritório lê-se num relance — muitas propostas e pouco trabalho ativo, ou o contrário. Tudo é calculado sobre a base de dados: um trabalho passado a «Concluído» cai instantaneamente no contador a faturar.
Os dados de demonstração: uma carteira credível
O Cabinet Meridien chega com vários meses de atividade simulada: cerca de quinze trabalhos com títulos plausíveis, repartidos pelos cinco estados, clientes recorrentes, três consultores cujos tempos registados se estendem de fevereiro a junho, marcos passados e futuros.
A ferramenta avalia-se assim em situação: o filtro «a faturar» devolve linhas reais, a carga por consultor mostra diferenças realistas. Os dados de demonstração são apagados antes de se colocarem os processos reais. A aplicação vive no seu URL dedicado — e, essencial para um escritório: o código-fonte completo exporta-se (ZIP, GitHub) e aloja-se onde se quiser, incluindo na própria infraestrutura.