Este modelo aplica o método dos quatro blocos: AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS, à gestão para terceiros de alojamentos turísticos. Está preenchido para uma empresa de gestão de doze imóveis: um exemplo concreto vale mais do que um esqueleto vazio, pois mostra o nível de detalhe suficiente, uma página, não quarenta.
O que distingue uma empresa de gestão de um senhorio não é o número de imóveis: é que o dinheiro não é seu. Recebe em nome de outrem, retém uma comissão e tem de o poder provar todos os meses, imóvel a imóvel. O PROPRIETÁRIO é, por isso, uma entidade autónoma, e o relatório mensal não é um simples exporte: é o produto final do serviço.
Segunda particularidade: não faz tudo sozinho. A limpeza entre dois hóspedes é frequentemente subcontratada e tem o seu próprio estado, a agendar, agendada, concluída, a repetir. É ela que falha quando duas estadias se sobrepõem, pelo que merece ser acompanhada separadamente da estadia.
Para adaptá-lo, mantenha a estrutura e substitua o conteúdo pela sua realidade: o seu modelo de comissão, os seus tipos de prestação, os seus estados pela ordem em que uma estadia efetivamente evolui na sua empresa. Os ecrãs surgirão naturalmente desta estrutura; não há necessidade de os descrever.
Preenchido com as suas próprias palavras, este texto serve de briefing a um programador ou pode ser submetido tal como está ao Blueprint Maker, que dele extrai um plano de aplicação para validação e, depois, uma aplicação gerada: base de dados, ecrãs por entidade, painel de controlo e dados de demonstração.
O modelo para copiar
A minha atividade: serviço de concierge para alojamentos turísticos, 12 imóveis geridos para 7 proprietários, 2 pessoas, limpezas subcontratadas. COISAS seguidas: - Imóveis (nome, morada, capacidade, proprietário, taxa de comissão, instruções de acesso) - Proprietários (nome, telefone, e-mail, dados para pagamento) - Estadias (imóvel, hóspede, data de entrada, data de saída, número de pessoas, montante recebido, canal de reserva) - Limpezas (imóvel, data, prestador, duração, custo) - Prestadores (nome, telefone, especialidade, tarifa horária) - Comissões (estadia, montante retido, mês de pagamento) LIGAÇÕES: - Um imóvel pertence a um proprietário. - Uma estadia diz respeito a um imóvel. - Uma limpeza prepara um imóvel entre duas estadias e é atribuída a um prestador. - Uma comissão está associada a uma estadia. ESTADOS de uma estadia: pedido, confirmado, entrada feita, saída feita, recebido, pago. ESTADOS de uma limpeza: a agendar, agendada, concluída, a repetir. NÚMEROS a verificar todas as manhãs: - Saídas e entradas do dia - Limpezas a agendar antes da próxima entrada - Montante recebido este mês e comissões retidas - Saldo pendente de pagamento por proprietário
Adaptar este modelo à sua empresa de gestão
- O proprietário é uma entidade, não um campo de texto: este é o ponto que não deve simplificar. Escrever o nome do proprietário numa coluna do imóvel basta para o exibir, mas nunca para responder à pergunta «quanto lhe devo este mês». Assim que um proprietário tiver dois imóveis, só a entidade permite agrupar corretamente.
- A sua comissão, a sua regra: a taxa está aqui associada ao IMÓVEL, porque é isso que a maioria dos contratos de gestão prevê. Se for igual em todos os casos, coloque-a no proprietário ou defina-a como valor fixo; se depender da época, associe-a à estadia. Este modelo não calcula nada que não tenha descrito explicitamente.
- A limpeza merece a sua própria entidade: se for tratada apenas como uma caixa de verificação na estadia, perde a data, o prestador e o custo, exatamente o que acontece quando um hóspede chega a um imóvel ainda não limpo. Se fizer as limpezas pessoalmente, elimine a entidade Prestadores e mantenha Limpezas.
- Roupa de cama, manutenção, acolhimento: são outras prestações seguindo o mesmo padrão da limpeza. Adicione-as como tipos dentro da entidade Limpezas, em vez de criar entidades separadas, exceto se seguirem um ciclo realmente distinto.
- O que este modelo NÃO faz, e isto é crucial nesta atividade, é ligar-se a QUALQUER plataforma de reservas. Não sincroniza o seu calendário do Airbnb ou Booking, não importa reservas nem envia mensagens aos hóspedes. O canal de reserva é apenas uma informação que introduz manualmente. Também não gera documentos contabilísticos vinculativos: o relatório para o proprietário é um estado de gestão, não uma fatura legalmente válida.