As reservas nas plataformas, todo o resto numa folha de cálculo
As plataformas guardam apenas o calendário das estadias, e é praticamente tudo. O verdadeiro trabalho da conciergeria começa depois: desencadear a limpeza entre a saída do hóspede às 10h e a entrada do próximo hóspede às 16h, verificar a roupa de cama, chamar um técnico para a caldeira, calcular a comissão mensal e explicá-la ao proprietário. Tudo isto vive numa folha de cálculo, em mensagens SMS e na memória de alguém.
Existem softwares especializados no setor, mas estão concebidos para gestores com grandes carteiras: cobram por alojamento ou mediante orçamento, rondando os 70 a 250 € por mês para pacotes completos. Para uma conciergeria independente com cinco a vinte alojamentos, isso corresponde ao desaparecimento da margem de um imóvel, absorvida inteiramente pela ferramenta.
Os seus alojamentos, as suas limpezas, a sua aplicação
Descreva a sua atividade: «Gerencio alojamentos para proprietários. Cada estadia tem datas de entrada e saída, um valor e uma plataforma. Entre duas estadias, agendo uma limpeza atribuída a um prestador, com a roupa de cama a preparar. Cobro uma comissão por cada estadia e envio um relatório mensal a cada proprietário.»
A aplicação gerada liga alojamentos, proprietários, estadias, limpezas e prestadores: a ficha de um alojamento reúne o seu proprietário, as suas estadias e as suas limpezas; a vista diária lista as saídas, as entradas e as limpezas a agendar entre ambas; e o painel de controlo acompanha o mês: estadias recebidas, comissões, limpezas realizadas e rendimento por proprietário.
- Alojamentos: proprietário, morada, capacidade, códigos de acesso, instruções
- Estadias: datas, plataforma, montante, estado, hóspede
- Limpezas: alojamento, data, prestador, roupa de cama, estado (a fazer, feita, verificada)
- Prestadores: limpeza, roupa de cama, manutenção, com as respetivas intervenções
- Comissões: taxa por proprietário, montante mensal
- Painel de controlo: saídas e entradas do dia, limpezas a agendar, rendimento mensal
O relatório mensal ao proprietário deixa de ser uma noite inteira de cálculos
O proprietário entrega-lhe o seu imóvel e espera uma coisa: saber qual foi o rendimento bruto gerado, quanto a conciergeria retém como comissão e o que aconteceu na sua casa. Quando as estadias, as limpezas e as comissões vivem na mesma base de dados, o relatório mensal passa a ser uma leitura simples: estadias do mês, rendimento bruto, comissão, intervenções realizadas, alojamento a alojamento.
A aplicação chega com dados de demonstração realistas (alojamentos, estadias consecutivas, limpezas em diferentes estados, comissões calculadas), para a avaliar imediatamente, e três níveis de geração (Sketch, Craft, Masterpiece) para ir refinando progressivamente.
Uma ferramenta que é sua, ao preço de uma subscrição
O fundo de comércio de uma conciergeria é a sua carteira de proprietários e o histórico dos seus alojamentos: este fundo deve permanecer consigo, não dentro de uma ferramenta faturada por imóvel gerido. Exporte o código em ZIP, envie para o GitHub, aloje onde quiser ou use a URL dedicada incluída, a aplicação é sua.
Plano Descoberta gratuito para a primeira aplicação; Pro (25 €/mês) e Max (149 €/mês) para iterações, com o custo visível antes de cada geração.
Entidades típicas geradas
- Alojamento
- Proprietário
- Estadia
- Limpeza
- Prestador
- Comissão
Ecrãs gerados
- Vista diária: saídas, entradas, limpezas
- Ficha de alojamento: proprietário, estadias, limpezas, instruções
- Limpezas por estado e por prestador
- Relatório mensal por proprietário
- Painel de controlo da conciergeria
Indicadores do painel de controlo
- Saídas e entradas do dia
- Limpezas a agendar
- Rendimento e comissões do mês
- Taxa de ocupação dos alojamentos
Perguntas frequentes: gestão de uma conciergeria
A aplicação sincroniza os calendários do Airbnb e do Booking?
Não: e essa é uma escolha intencional: a sincronização em tempo real com as plataformas é a especialidade dos channel managers. A aplicação gere tudo o que vem depois da reserva: as estadias que regista manualmente, as limpezas, os prestadores, as comissões e os relatórios. Muitas conciergerias mantêm as plataformas apenas para os calendários e substituem a folha de cálculo por tudo o resto, é exatamente essa folha de cálculo que esta aplicação substitui.
É possível gerir as limpezas com prestadores externos?
Sim: cada limpeza está associada ao seu alojamento, à sua data, ao seu prestador e ao seu estado (a fazer, feita, verificada). A vista por prestador mostra a rota de cada um, e as necessidades de roupa de cama são anotadas diretamente na intervenção. A aplicação não envia notificações automáticas aos prestadores: ela gere o planeamento; a comunicação continua nos seus canais habituais.
Como são calculadas as comissões?
Descreve a sua regra: uma taxa por proprietário ou por alojamento, aplicada ao valor das estadias. O relatório mensal reúne estadias, rendimento bruto, comissão e intervenções, proprietário a proprietário. Para regras muito específicas (escalões, tarifas mistas), descreva-as no plano e valide o resultado com os dados de demonstração.
Em que é diferente de um software para arrendamento sazonal?
O arrendador gere OS SEUS próprios imóveis; a conciergeria gere os imóveis DE OUTRAS PESSOAS. Isso altera toda a estrutura: um proprietário por alojamento, uma comissão por estadia, um relatório mensal por proprietário e prestadores a coordenar. É precisamente isto que os softwares para arrendadores não modelam.
Pode ser usada em movimento, num telemóvel?
Trata-se de uma aplicação web responsiva: o planeamento do dia, os códigos de acesso e as instruções de cada alojamento são consultáveis num telemóvel, entre duas vistorias, sempre atualizados.