Este modelo aplica o método dos quatro blocos — AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS — à gestão de uma associação. Está preenchido para uma associação de oficinas de teatro: o exemplo mostra como descrever sócios, quotas e inscrições sem se perder nos casos particulares.
Para o adaptar, parta das suas realidades: as suas categorias de sócio, o seu ritmo (temporada de setembro a junho, ano civil), as suas atividades e as suas restrições (capacidade, animador, faixa horária). Descreva o funcionamento normal que cobre a temporada típica; as exceções acrescentam-se sobre uma estrutura sã.
Preenchido com as suas palavras, este texto serve de brief a um programador ou a um voluntário técnico — ou de descrição submetida tal como está ao Blueprint Maker, que dela extrai um plano de aplicação a validar e depois uma aplicação gerada: base de dados, fichas e listas, painel e dados de demonstração. Uma ferramenta que a direção seguinte encontrará intacta.
O modelo a copiar
A minha atividade: associação cultural que propõe oficinas de teatro, cerca de 180 sócios, uma temporada de setembro a junho. COISAS acompanhadas: - Sócios (nome, e-mail, telefone, data de adesão, categoria individual, família ou reduzida) - Quotas (temporada, valor, data de pagamento, forma de pagamento) - Oficinas (nome, dia e hora, animador, capacidade máxima) - Inscrições (data, temporada) LIGAÇÕES: - Uma quota é paga por um sócio para uma temporada. - Uma inscrição liga um sócio a uma oficina. - Uma oficina é animada por um animador. ESTADOS de uma quota: esperada, paga, isenta, em atraso. NÚMEROS a ver todas as manhãs: - Sócios em dia com a quota e sócios em atraso - Quotas cobradas na temporada - Taxa de ocupação por oficina - Novas adesões do mês
Adaptar este modelo à sua associação
- Clube desportivo: substitua as oficinas por faixas horárias ou equipas e, se necessário, acrescente a licença federativa como campo do sócio (número, data de validade) — é um campo, não uma entidade.
- Voluntários: se a sua associação vive de missões de voluntariado (bar, supervisão, eventos), acrescente uma entidade «Missão» (data, pessoas necessárias) com uma ligação «um sócio inscreve-se numa missão».
- Ano civil: substitua «temporada» por «ano» em todo o lado — a estrutura não muda, só a palavra muda.
- Tarifas diferenciadas: as categorias do exemplo (individual, família, reduzida) são exemplos; ponha as suas, com o valor associado na quota.
- Fique-se pelo acompanhamento operacional: a contabilidade associativa e os recibos fiscais têm as suas ferramentas dedicadas — esta ferramenta segue quem está em dia, não o livro-razão.