Este modelo aplica o método dos quatro blocos: AS COISAS, AS LIGAÇÕES, OS ESTADOS, OS NÚMEROS, ao escritório cuja matéria-prima é o processo: consultoria, peritagem, profissões liberais. Está preenchido para um escritório de peritagem com três intervenientes: o exemplo mostra como descrever o fio de um processo, da abertura ao encerramento, sem nunca descrever um ecrã.
Para o adaptar, siga a sua própria prática: o que desencadeia a abertura de um processo, quem o trata, o que o faz avançar, o que autoriza o encerramento. O bloco ESTADOS é decisivo: as suas fases reais de tratamento, na ordem em que se sucedem, com as palavras que o escritório já emprega.
Preenchido com o seu vocabulário, este texto serve de brief para um programador, ou de descrição submetida tal como está ao Blueprint Maker, que dela extrai um plano de aplicação a validar e depois uma aplicação gerada: base de dados, ecrãs, painel e dados de demonstração.
O modelo a copiar
A minha atividade: escritório de peritagem, três intervenientes, cerca de trinta processos ativos em permanência. COISAS acompanhadas: - Clientes (denominação social ou nome, contacto, setor) - Processos (referência, objeto, data de abertura, prazo de entrega, interveniente responsável, montante de honorários acordado) - Atos (data, natureza, reunião, análise, redação, deslocação, duração, breve relato) - Prazos (data, natureza, entrega, audiência, depósito, seguimento, processo em causa) - Intervenientes (nome, função) LIGAÇÕES: - Um processo pertence a um cliente. - Um ato liga-se a um processo. - Um prazo liga-se a um processo. - Um processo tem um interveniente responsável. ESTADOS de um processo: aberto, em curso, a aguardar documentos, a aguardar cliente, a faturar, encerrado. NÚMEROS a ver todas as segundas-feiras: - Prazos dos próximos 15 dias - Processos em espera (documentos ou cliente) há mais de 15 dias - Tempo gasto por processo no mês - Processos a faturar
Adaptar este modelo ao seu escritório
- A sua unidade de trabalho: «processo» substitui-se por mandato, caso ou estudo, mantenha a palavra que o seu escritório emprega, estruturará os ecrãs.
- Os estados de espera: distinguir «a aguardar documentos» de «a aguardar cliente» evita o processo que dorme sem responsável designado, muitas vezes o primeiro benefício da ferramenta.
- Tempo gasto: a entidade Atos dá o registo por processo. Se fatura ao tempo, acrescente uma tarifa horária por interveniente; se trabalha a preço fixo, o registo serve para a gestão da rentabilidade.
- Conflitos de interesses e confidencialidade: se a sua deontologia o exigir, acrescente um campo «parte contrária» no processo, a pesquisa por nome fá-lo-á surgir antes da abertura de um novo processo.
- A fatura conforme faz-se na sua ferramenta de faturação: o estado «a faturar» existe para não deixar passar nada, não para emitir a fatura.